گزارش فروش چگونه بنویسیم؟ نمونه گزارش روزانه و ماهانه + فایل اکسل

گزارش فروش نشان می‌دهد کسب‌وکار در یک بازه مشخص چه مقدار فروش داشته، کدام محصولات یا خدمات بهتر فروخته شده‌اند و عملکرد تیم فروش تا چه اندازه به هدف نزدیک بوده است. اما یک گزارش فروش خوب فقط فهرستی از عددها نیست؛ باید کمک کند بفهمیم چه اتفاقی افتاده، چرا این اتفاق افتاده و قدم بعدی چیست.

در این راهنما با نحوه نوشتن گزارش فروش آشنا می‌شوید، یک فرم گزارش فروش روزانه و یک نمونه گزارش فروش ماهانه می‌بینید و یاد می‌گیرید چطور گزارش فروش را تحلیل و برای دوره بعد پیش بینی کنید. در پایان هم ساختار پیشنهادی نمونه فایل اکسل گزارش فروش را معرفی می‌کنیم.

گزارش فروش چیست و چه اطلاعاتی دارد؟

گزارش فروش، خلاصه‌ای منظم از عملکرد فروش در یک بازه زمانی مشخص است. این بازه می‌تواند یک روز، هفته، ماه یا فصل باشد. گزارش بسته به نیاز کسب‌وکار می‌تواند فروش کل، تعداد سفارش‌ها، عملکرد فروشندگان، محصولات پرفروش، تخفیف‌ها، مرجوعی‌ها، مشتریان جدید و وضعیت فرصت‌های فروش را نشان دهد.

پیش از تهیه گزارش، تعریف عددها را مشخص کنید. برای مثال، آیا منظورتان از «فروش» مبلغ فاکتورهای ثبت‌شده است یا مبلغی که مشتری پرداخت کرده است؟ مبلغ فروش با وجه نقد وصول‌شده یکی نیست و بهتر است این دو در گزارش‌های جداگانه نمایش داده شوند.

همچنین روش محاسبه فروش خالص، تخفیف، مرجوعی و مالیات را با واحد مالی هماهنگ کنید و در تمام دوره‌ها به یک شکل به کار ببرید. اگر تعریف شاخص‌ها از ماهی به ماه دیگر تغییر کند، مقایسه عملکرد قابل اعتماد نخواهد بود.
راهنمای Salesforce درباره گزارش‌دهی فروش و کاربردهای آن

گزارش روزانه، هفتگی و ماهانه چه تفاوتی دارند؟

گزارش روزانه معمولاً جزئیات بیشتری درباره فعالیت‌های کارشناس فروش دارد. در مقابل، گزارش ماهانه باید تصویری کلی‌تر نشان دهد و عددهای ماه را با هدف و دوره قبل مقایسه کند.

نحوه نوشتن گزارش فروش

برای نوشتن گزارشی که به تصمیم‌گیری کمک کند، این مراحل را دنبال کنید:

فقط گزارش فروش نسازید؛ از گزارش، تصمیم فروش بسازید
اعداد به شما می‌گویند چه اتفاقی افتاده؛ اما یک مدیر فروش حرفه‌ای باید بداند چرا فروش تغییر کرده، کدام بخش قیف نیاز به اصلاح دارد و برای رشد فروش چه تصمیمی باید بگیرد.
در دوره DBA فروش، مدیریت و تحلیل فروش را در سطح حرفه‌ای یاد می‌گیرید؛ از طراحی استراتژی و مدیریت تیم فروش تا تحلیل عملکرد، مذاکره و تصمیم‌گیری برای رشد درآمد.
مشاهده دوره DBA فروش و سرفصل‌ها

۱. هدف و بازه گزارش را مشخص کنید

ابتدا بنویسید گزارش برای چه کسی و با چه هدفی تهیه می‌شود. گزارش روزانه کارشناس فروش برای پیگیری کارهای همان روز است؛ گزارش ماهانه مدیر فروش باید به این پرسش‌ها پاسخ دهد: به هدف رسیدیم؟ چه چیزی باعث رشد یا افت شد؟ ماه آینده چه کاری باید انجام دهیم؟

بازه زمانی را دقیق بنویسید؛ مثلا «از ۱ تا ۳۱ شهریور» یا «روز دوشنبه، ۲ مهر». عنوان کلی «گزارش فروش» برای مقایسه بعدی کافی نیست.

۲. شاخص‌ها و تعریف آن‌ها را ثابت نگه دارید

شاخص‌هایی را انتخاب کنید که به هدف گزارش مربوط هستند. برای مثال، اگر می‌خواهید عملکرد تیم را ارزیابی کنید، تعداد تماس، جلسه، پیشنهاد قیمت و فروش نهایی را ثبت کنید. اگر هدف بررسی درآمد است، مبلغ فروش خالص، تعداد سفارش و میانگین مبلغ هر سفارش اهمیت بیشتری دارد.

همه شاخص‌ها را در هر گزارش وارد نکنید. عددهای زیاد بدون ارتباط با هدف، خواندن گزارش را دشوار می‌کنند.
برای انتخاب شاخص‌های مناسب، می‌توانید با مفهوم شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI آشنا شوید.

۳. داده‌ها را از منبع قابل اعتماد جمع‌آوری کنید

اطلاعات گزارش را از فاکتور، فروشگاه اینترنتی، فایل سفارش‌ها یا CRM بردارید. اطلاعاتی مانند نام مشتری، تاریخ، محصول، مبلغ و وضعیت سفارش را با منبع اصلی تطبیق دهید. سفارش لغوشده را با فروش نهایی جمع نکنید و مرجوعی را هم در گزارش نادیده نگیرید.

۴. عملکرد واقعی را با هدف و دوره قبل مقایسه کنید

عدد فروش به‌تنهایی معنای زیادی ندارد. اگر فروش این ماه ۱۰۰ میلیون تومان بوده، باید بدانیم هدف چقدر بوده و فروش ماه قبل چه میزان بوده است. کنار هر عدد واقعی، هدف و عدد دوره قبل را درج کنید.

۵. علت تغییرها را بررسی کنید

اگر فروش رشد کرده، ببینید این رشد از افزایش تعداد سفارش‌ها بوده یا افزایش مبلغ هر سفارش. اگر فروش افت کرده، بررسی کنید کدام محصول، کانال فروش یا مرحله از قیف فروش بیشترین اثر را داشته است. از نسبت دادن تغییرها به یک علت بدون داده کافی خودداری کنید.

۶. گزارش را با اقدام بعدی تمام کنید

گزارش خوب باید در پایان مشخص کند چه کاری انجام می‌شود، مسئول آن کیست و تا چه زمانی باید انجام شود.
برای نمونه:

فرم گزارش فروش روزانه

فرم گزارش فروش روزانه باید به اندازه‌ای کوتاه باشد که کارشناس بتواند آن را هر روز تکمیل کند و در عین حال اطلاعات ضروری را از قلم نیندازد.

فیلدهای پیشنهادی فرم گزارش فروش روزانه

نمونه گزارش فروش روزانه

اعداد جدول زیر فرضی هستند و فقط برای نشان دادن شکل گزارش آمده‌اند.

در این مثال، دو فاکتور به مبلغ خالص ۴۹ میلیون تومان ثبت شده است. نرخ تبدیل سرنخ واجد شرایط به فروش برابر است با ۲ تقسیم بر ۸، یعنی ۲۵ درصد. اگر از چهار پیشنهاد قیمت، دو مورد به فروش رسیده باشد، نرخ تبدیل پیشنهاد به فروش ۵۰ درصد است.

نمونه متن گزارش روزانه:

در تاریخ ۲ مهر، ۲۸ تماس با مشتریان انجام شد که ۸ مورد به عنوان سرنخ واجد شرایط ثبت شدند. سه جلسه برگزار و چهار پیشنهاد قیمت ارسال شد. در پایان روز، دو فاکتور با فروش خالص ۴۹ میلیون تومان ثبت شد. این مبلغ ۹۸ درصد هدف روزانه را پوشش می‌دهد. پیگیری دو پیشنهاد باز به روز کاری بعد منتقل شد.

نمونه گزارش فروش ماهانه

گزارش فروش ماهانه باید عملکرد واقعی را کنار هدف و ماه قبل نشان دهد. در جدول زیر اعداد فرضی و بر حسب میلیون تومان یا درصد هستند.

نمونه گزارش تحلیلی فروش ماهانه

در این نمونه، فروش خالص از ۹۶۰ میلیون تومان به ۱ میلیارد و ۸۰ میلیون تومان رسید و ۱۲٫۵ درصد رشد کرد. تعداد سفارش‌ها هم از ۳۲ به ۳۶ رسید، اما میانگین مبلغ هر سفارش در هر دو ماه ۳۰ میلیون تومان بود. بنابراین، افزایش تعداد سفارش‌ها فروش را بالا برد؛ میانگین مبلغ سفارش تغییری نکرد.

نرخ تبدیل فرصت به فروش یک واحد درصد افت کرد و از ۱۶ به ۱۵ درصد رسید؛ یعنی سه واحد درصد پایین‌تر از هدف ۱۸ درصدی. پس رشد فروش به تنهایی عملکرد را کامل توضیح نمی‌دهد. مدیر فروش باید منبع سرنخ‌ها و نرخ تبدیل هر مرحله از قیف فروش را بررسی کند تا مرحله‌ای را که بیشترین افت را ایجاد کرده، پیدا کند.

اقدام پیشنهادی: تعداد فرصت‌های واجد شرایط، پیشنهادهای ارسال‌شده و فروش‌های نهایی را به تفکیک کانال بررسی کنید. سپس برای کانالی که افت بیشتری داشته است، یک اقدام مشخص و قابل اندازه‌گیری تعریف کنید.

گزارش فروش فقط وقتی ارزش دارد که به اقدام منجر شود.
اگر می خواهید از دل اعداد، فرصت های فروش را پیدا کنید، عملکرد تیم را دقیق تر بسنجید و برای رشد فروش تصمیم های حرفه ای تری بگیرید، دوره DBA فروش برای همین سطح از مدیریت طراحی شده است.
مشاهده دوره DBA فروش

تحلیل گزارش فروش با چه شاخص‌هایی انجام می‌شود؟

برای تحلیل گزارش فروش، چند شاخص پایه را می‌توانید محاسبه کنید:

• درصد تحقق هدف فروش: فروش واقعی ÷ هدف فروش × ۱۰۰
• رشد نسبت به دوره قبل: (فروش این دوره − فروش دوره قبل) ÷ فروش دوره قبل × ۱۰۰
• میانگین مبلغ سفارش: فروش خالص ÷ تعداد سفارش‌های نهایی
• نرخ تبدیل: تعداد فروش‌های نهایی ÷ تعداد فرصت‌های واجد شرایط × ۱۰۰
• سود ناخالص: فروش خالص − بهای تمام‌شده
• حاشیه سود ناخالص: سود ناخالص ÷ فروش خالص × ۱۰۰

هنگام گزارش نرخ تبدیل، مخرج را دقیق تعریف کنید. برای مثال، نرخ تبدیل «سرنخ جدید به فروش» با نرخ تبدیل «پیشنهاد قیمت به فروش» یکی نیست. اگر در یک ماه از تعداد سرنخ‌ها و در ماه دیگر از تعداد پیشنهادها استفاده کنید، مقایسه معتبر نخواهد بود.

همچنین فروش بالا لزوما به معنای سود بالا نیست. محصولی ممکن است درآمد زیادی داشته باشد، اما به دلیل تخفیف یا بهای تمام‌شده بالا سود کمی ایجاد کند. به همین دلیل، اگر اطلاعات هزینه در دسترس است، فروش را در کنار سود و حاشیه سود هم بررسی کنید.

نمونه گزارش پیش بینی فروش

نمونه گزارش پیش بینی فروش باید بر اساس فرصت‌های واقعی فروش، مرحله هر فرصت و احتمال نهایی شدن آن نوشته شود. احتمال‌ها را بر اساس سابقه تبدیل در کسب‌وکار خودتان تعیین کنید؛ درصدهای زیر صرفا مثالی هستند.

فروش وزنی این فرصت‌ها ۲۱۴ میلیون تومان است. این عدد فروش قطعی نیست؛ برآوردی از ارزش فرصت‌های باز است. در گزارش خود بنویسید این پیش بینی بر چه فرضی استوار است، مثلا «در صورت حفظ نرخ تبدیل فعلی و نبود تغییر مهم در قیمت یا موجودی».

نمونه فایل اکسل گزارش فروش چه ستون‌هایی داشته باشد؟

برای ساخت نمونه فایل اکسل گزارش فروش، بهتر است فایل را به چند برگه تقسیم کنید:

1. ثبت فروش: اطلاعات سفارش و فاکتور
2. فعالیت روزانه: تماس‌ها، جلسات و پیگیری‌ها
3. گزارش روزانه و ماهانه: جمع‌بندی عملکرد
4. پیش بینی فروش: فرصت‌های باز و احتمال نهایی شدن

اگر هر فاکتور چند محصول دارد، هر محصول را در یک ردیف جدا ثبت کنید و شماره فاکتور را در ردیف‌های همان سفارش یکسان نگه دارید. برای شمارش تعداد سفارش‌ها، هر شماره فاکتور را فقط یک بار حساب کنید. در PivotTable از گزینه Distinct Count (شمارش یکتا) استفاده کنید.

فرمول‌های پایه در اکسل

• فروش ناخالص = تعداد × قیمت واحد
• فروش خالص = فروش ناخالص − تخفیف − مرجوعی
• سود ناخالص = فروش خالص − بهای تمام شده

اگر تاریخ سفارش‌ها در ستون A و مبلغ فروش خالص در ستون L قرار دارد، تاریخ شروع بازه را در سلول P1 و تاریخ پایان را در P2 وارد کنید. سپس برای جمع فروش خالص این فرمول را بنویسید:

SUMIFS=($L:$L,$A:$A,”>=”&$P$1,$A:$A,”<=”&$P$2)

برای محاسبه پیش بینی وزنی فرصت‌های فروش می‌توانید مبلغ هر فرصت را در احتمال آن ضرب و نتیجه‌ها را جمع کنید. در اکسل، اگر مبلغ فرصت‌ها در D و احتمال‌ها در E باشد:
SUMPRODUCT=(D2:D100,E2:E100)

اشتباهات رایج در نوشتن گزارش فروش

• مبلغ فروش را بدون تعیین بازه زمانی ننویسید.
• عددهایی را با هم مقایسه نکنید که تعریف یکسانی ندارند.
• مبلغ فروش را با پولی که مشتری پرداخت کرده است، یکی نگیرید.
• تخفیف، ابطال فاکتور یا مرجوعی را از محاسبه جا نیندازید.
• هر فاکتور چندردیفی را فقط یک بار بشمارید.
• بدون داده و شاهد ننویسید: «فروش کم شد چون بازار خراب بود.»
• گزارش را با اعلام عددها تمام نکنید؛ اقدام بعدی، مسئول اجرا و زمان پیگیری را هم مشخص کنید.

در صورت داشتم هر گونه سوال بیشتر با ما در ارتباط باشید