جانشین پروری چیست؟ (دلایل اهمیت و مراحل آن)

اگر قصد دارید سرمایه‌ی فکری سازمان خود را نگه دارید و به کسب‌وکارتان تداوم ببخشید، باید برنامه‌ریزی جانشین پروری را در اولویت اقدامات خود قرار دهید. در صورت اتفاق، اگر یکی از استعدادهای برتر سازمان خود را از دست دادید، قادر خواهید بود سریعاً فرد دیگری را که آمادگی لازم را برای آن نقش دارد، به کار بگیرید.

توجه نکردن به کانال‌های ارتباطی مدیریتی، می‌تواند باعث هدر رفتن سرمایه و زمان شود و نرخ خروج نامطلوبی را برای شما به همراه داشته باشد. ایجاد طرح‌های جانشین پروری در سازمان ها ، به بهبود عملکرد آن‌ها کمک شایانی می‌کند. با بهره گیری از این طرح می‌توان مطمئن شد که هیچ وقفه‌ی برنامه‌ریزی نشده‌ای در سازمان اتفاق نخواهد افتاد. در این مقاله قصد داریم به معرفی برنامه‌ریزی جانشین پروری و چگونگی برنامه‌ریزی برای استراتژی جانشین پروری بپردازیم.با ما در مرکز دوره های مدیریتی و مهارتی همراه باشید.

جانشین پروری چیست؟

جانشین پروري يک استراتژي نوین مديريت استعداد مي باشد كه باعث حفظ استعدادها در درون سازمان می شود و سازمان را از مهارت هاي مورد نياز براي پاسخگویی به تغييرات فوری که امروزه در محیط های تجاری رخ می دهد، مطمئن می سازد. به عبارت دیگر مطمئن شدن از اين موضوع است كه سازمان به طور خودکار گزینه های جایگزینی با پتانسيل بالا را براي پست های كليدی، شناسايی و آماده کند. در واقع این استراتژی نیازمند شناسايی كاركناني است كه داراي آموزش و تخصص های مسير شغلی توسعه، براي رو به رو شدن با چالش هاي رهبری آينده مي باشد.

مشاور منابع انسانی نقش بسیار مهمی را در این فرآیند ایفا می کند و هدف از جانشین پروری شناسایی و ارتقاع افرادی برای جایگزینی مدیران فعلی در پست‌های بسیار مهم در مواردی مانند: استعفا، بازنشستگی، ترفیع، گسترش و ایجاد موقعیت‌های جدید است. همان طور که در بالا اشاره شد اصولاً جانشین پروری برای مشاغل استراتژیک سازمان می باشد. در این مشاغل باید بهترین کارکنان شناسایی شده تا در بهترین پست های کلیدی حال حاضر سازمان به کار گرفته شوند.

چرا جانشین پروری برای سازمان ها دارای اهمیت بسیار زیادی است؟

• هنگامی ‌که جانشین پروری را اولویت اقدامات خود قرار می‌دهید در اصل در حال آماده سازی نسل بعدی کسب و کار خود هستید و این یعنی بیزینس شما در حال رشد و توسعه است.
• برنامه‌ریزی اصولی و درست برای جانشین‌پروری این اطمینان خاطر را به سازمان می‌دهد که اتفاقات ناگهانی مانند استعفای کارکنان یا مشکلات دیگر نتواند اختلالی در امورات سازمان ایجاد کند.
• شناسایی به موقع افراد جانشین و آموزش آن‌ها بسیار کم هزینه تر از استخدام کارکنان جدید است.
• جانشین پروری به کارکنان سازمان احساس دلبستگی می‌دهد و باعث می‌شود آن‌ها برای مسئولیت‌ها و موفقیت‌های بیشتری تلاش و کوشش کنند.

چالش های مهم در جانشین پروری

• ایجاد تغییرات و برخورد درست با مقاومت­ های احتمالی در برابر تغییرات حاصل از این اقدام
• تعیین نقطه آغار مناسب برای مدیریت تغییرات جانشین پروری
• مهارت در تحلیل ریسک افراد کلیدی و موقعیت‌های شغلی بسیار حساس که مشخص می‌کند کدام یک ازقسمت های سازمان ریسک بیشتری در زمینه از دست دادن افراد کلیدی دارند.
• متقاعد کردن مدیران ارشد و سیاست­گذاران سازمان برای یکسو کردن برنامه­ های جانشین­ پروری با برنامه­ های استراتژیک منابع انسانی و کل سازمان

ویژگی های یک جانشین خوب

مدیران و کارکنان خوب یک دفعه ای پیدا نمی‌شوند بلکه آن‌ها به مرور زمان و با کسب تجارب آمادگی لازم برای به عهده گرفتن مسئولیت‌ها و وظایف بزرگ را پیدا می کنند.

افرادی با ویژگی های زیر گزینه‌های بسیار خوبی برای جانشینی پست‌های کلیدی و مهم هستند:

• برای پیشرفت و ارتقای شغلی تلاش می کنند.
• با تغییرات اتفاق افتاده کنار می‌آیند و مقاومت نمی کنند.
• توانایی برقراری ارتباط با ثبات و متعادل را با سایز کارکنان را دارا هستند.
• توانایی کارهای گروهی را دارند و با اخلاق حرفه‌ای و مودبانه در گروه رفتار می‌کنند.
• در زمانی که کار با چالش هایی رو به رو می‌شود، حتی اگر مشکل از سمت آنها نباشد، نسبت به مشکلات بی‌تفاوت نیستند و برای بر طرف شدن مشکلات تلاش می کنند.

مهارت های افراد جانشین

زمان درست و دقیق اینکه بخواهید کاری را به شکل کامل و یا مرحله‌ای به جانشینی بسپرید، دقیقا به سمت و شرایط شغلی شما بستگی دارد اما در وقتی که دارید بهتر است مهارت های جانشین خود را بر اساس ویژگی هایی که گفته شد ارزشیابی کنید و به او اطلاع دهید کدام یک از آن‌‌ها باید تقویت کند. اگر مجموعه شما واحد آموزش دارد این قسمت از کار را به واحد آموزش بسپارید،. مهارت هایی که افراد جانشین باید دارا باشند عبارتند از :

• مهارت‌های ارتباطی بیشترین الویت را دارد. زیرا برقراری ارتباط با افراد مختلف از مهم ترین بخش‌های مدیریتی هستند.
• مهارت‌های کنترل و مدیریت زمان، چون فرد جانشین شما با انتقال به شغل جدید خود کارهای زیادی خواهد داشت و مهارت در مدیریت و کنترل زمان به او کمک خواهد کرد با احساس خستگی کمتری بر وظیفه های اصلی خود تمرکز کند.
• مهارت های مدیریت و رهبری در زمینه مذاکره .حل تعارضات، تیم سازی هم از مهم ترین بخش‌های مدیریت هستند که یک جانشین باید از آن ها اطلاع کافی داشته باشد.
• مهارت‌های مدیریت پروژه. اطلاع داشتن از چگونگی شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و پایان رساندن پروژه ها یک مهارت بسیار مهم برای هر مدیری به حساب می آید.

در نهایت چالش ها و مشکلات شغلی خودتان را با او به اشتراک بگذارید تا او دید درستی در رابطه با سختی های احتمالی نقش جدید خود داشته باشد.

مراحل آماده سازی فرد جانشین

وقتی مورد مناسبی بر اساس ارزیابی ها پیدا شد، حالا نوبت این رسیده است که او را با متدهای درست با وظایف مورد نظر آشنا کنید.

در ادامه شما را با ۸ مرحله آماده‌سازی فرد جانشین آشنا خواهیم کرد:

• جدول زمانی درست کنید و به جانشین فرصت بدهید تا کار را بیاموزد. هیچ شخصی قادر نخواهد بود که یک باره همه چیز را یاد بگیرد. پس برای آموزش مفیدتر، کار را به صورت بخش بندی و مرحله‌ای با او در میان بگذارید. یکی از مزیت های مهم جانشین‌پروری همین است که نیاز نیست تمام اطلاعات را به صورت ناگهانی به جانشین تزریق کنید.
• شرح شغل مورد نظر را با جزئیات کامل به او ارائه بدهید. از مهارت های رفتاری تا مهارت‌های نرم افزاری و سخت افزاری که ممکن است فرد جانشین در زمان کار به آن ها نیاز داشته باشد کامل برای او توضیح دهید.
• با وضوح کامل آنچه را که در فکر خود دارید با جانشین خود مطرح کنید، تا او از انتظارات و اهداف شما آگاه شود. او را با تکنیک هایی که با تجربه به به دست آورده اید آشنا کنید. مطمئن باشید این کار، مسئولیت و وظایف شما را هم سبک تر می‌کند.
• نباید توقع داشته باشید که جانشین شما دقیقا مانند شما باشد و مثل شما برخورد کند. به جانشین خود ‌برای بروز استعدادها و تخصص هایش زمان و فرصت بدهید.
• اجازه بدهید فرد جانشین‌ ابهامات خود را به راحتی با شما مطرح کند. نگرانی های او را جدی بگیرید و برایش زمان بگذارید تا در زمینه پذیرش وظایف با چالش های کمتری مواجه شود.
• حتما لیست افرادی را که ممکن است جانشین شما در زمان کار به آنها نیاز داشته باشد را به طور دقیق در اختیار او بگذارید.

در آخر اینکه فکر نکنید همین یک نفر باید جانشین شما باشد و زمان و انرژی خود را روی یک فرد به عنوان جانشین صرف کنید. بهتر است چند نفر از افراد با استعداد را زیر نظر داشته باشید و آن‌ها را برای پست های کلیدی و مهم آماده کنید.

عوامل محدودکننده جانشین پروری

در فرآیند آماده‌سازی فضا برای جانشین پروری و استعداد پروری در مجموعه ها، عوامل بازدارنده بسیار زیادی وجود دارد که یک مدیر یا رهبر حرفه ای باید بتواند آن‌ها را با موفقیت پشت سر بگذارد. برخی از این عوامل عبارتند از:

نبود امنیت سازمانی

رفتارهایی مانند عدم صداقت و اعتماد، حسادت، عدم همکاری کارکنان با یکدیگر و عدم دسترسی به اطلاعات سازمان از جمله مواردی هستند که عدم برخورداری از امنیت سازمانی را برای کارکنان رقم می‌زنند. کارکنان در چنین محیطی نمی‌توانند حداکثر انرژی و توان خود را برای توسعه و پیشرفت به‌ کار بگیرند.

ساختارهای سلسله مراتبی و هرمی

ساختارهای سلسله مراتبی و هرمی در نقطه مقابل مکانیزم استعدادپروری و توانمندسازی استعدادها قرار دارد. آن‌چه برای پرورش استعدادها درمجموعه لازم است. یک ساختار غیرمتمرکز است تا بتوان عالی ترین استعدادها را به بهترین شکل برای موقعیت شغلی مناسب آموزش داد.

توجه زیادی به منافع کوتاه مدت

جانشین پروری یک فرآیند طولانی است، توجه بیش از حد به مسائل کوتاه مدت باعث می شود برای اجرای این فرآیندجانشین پروری مشکل ‌ساز باشد. در واقع تاکید زیاد بر اهداف کوتاه مدت در نقطه مقابل جانشین پروری قرار دارد در و مانع سرسختی برای آن به حساب می آید.

قوائد و قوانین جانشین پروری

•  در هر مرحله از جانشین پروری، اگر فرهنگ، ارزش ها و استراتژی های سازمان را از یاد ببرید، برنامه ریزی شما تاثیرگذار نخواهد بود.
• سنجش پیشرفت کارکنان باید به صورت همیشگی باشد. همچنین ارائه بازخورد مناسب به پیشرفت کارکنان به رفع تدریجی کمبود ها و عیب های سیستم کمک می کند.
• همچنین در این استراتژی، مدیران ارشد باید قادر باشند مشاغل هدف حیاتی را شناسایی کرده و آنها را از سایر موقعیت های شغلی جدا کنند تا بتوانند برنامه ها و استراتژی های خود را بر روی موقعیت های شغلی مهم و کاربردی متمرکز کنند.
• در فرآیند پرورش جانشینی باید از هرگونه ابهام جلوگیری کرد و در یک سیستم شفاف و بدون ابهام عمل کرد. در این گونه سیستم ها همه کارکنان از اصول و قواعد اطلاع دارند.
• در جانشین پروری نیاز است اولویت های کوتاه مدت و بلندمدت سازمان تعیین گردد تا بتوانید راه حل های مناسب تری ارائه دهید.
• تشکیل کانون‌های ارزیابی و توسعه از جمله ضرورت‌های یک سازمان در این استراتژی محسوب می شوند.
• جانشین پروری فقط برای مدیران و مقامات رده بالا سازمان‌ها نیست . بهتر است از آن برای هر موقعیت مهم در مجموعه خود به کار بگیرید. برنامه ریزی برای یک جانشین مناسب را به چشم یک سرمایه‌گذاری بلند مدت در کسب و کارتان خود بدانید. اگر صاحب مجموعه ای هستید از این راهکار استراتژیک برای حفظ و نگهداری از سرمایه‌های انسانی و مالی خود استفاده کنید.

نتیجه گیری

جانشین پروری یک فرآیند ساختار یافته است که بدون اجرای اصول و تخصص کافی کارایی لازم را نخواهد داشت. در واقع این فرایند یک روش بسیار تاثیرگذار برای تامین منابع انسانی خبره و کارآمد برای سازمان‌ها به شمار می‌رود. استراتژیک پياده سازی نظام جانشین پروری به عنوان بخشي از يک استراتژي مديريت استعداد، سازمان را قادر به شناخت نيازهای کلی كرده، در نتيجه یکسوسازي و توسعه استعداد بر اساس آن خواهد بود. اگرچه برای موفقيت در این استراتژیک، سازمان ها بايد روي توسعه شغلي كاركنان خود نيز تمركز كنند. افزایش میزان استعدادها از کارکنان قابل ارتقا و فراهم کردن فرصت های شغلی برای افراد با استعداد در رده های مدیریتی از دیگر اهداف جانشین پروری می باشد.

در این مقاله به معرفی برنامه‌ریزی جانشین پروری و چگونگی برنامه‌ریزی برای استراتژی جانشین پروری پرداختیم . اگر شما نکته یا نظری در باره جانشین پروری دارید برای ما در قسمت کامنت ها به اشتراک بگذارید.