مدیریت پروژه چیست؟ چگونه یک مدیر پروژه شویم؟
مدیریت پروژه:
برای فهمیدن درست معنای مدیریت پروژه، در ابتدا باید مفهوم مدیریت و پروژه را به صورت جداگانه بدانیم:
مدیریت چیست؟
مدیریت عبارت است از هماهنگی و اداره وظایف برای رسیدن به یک هدف. فعالیت های مدیریتی شامل تنظیم استراتژی سازمان و هماهنگی تلاش های کارکنان برای دستیابی به این اهداف از طریق استفاده از منابع موجود می باشد.
پروژه چیست؟
پروژه، یک تلاش منحصر به فرد و مدت دار و گذرا است که برای دستیابی به اهداف برنامه ریزی شده انجام می شود. تعریف پروژه می تواند بر اساس خروجی ها، نتایج و منافع کلی یک فرایند باشد.
یک پروژه معمولاً در صورتی موفق تلقی می شود که به اهداف مورد نظر با معیار های مشخص، در یک بازه زمانی با بودجه ی مشخص شده، دست یابد.
چارچوب اهداف تعیین شده ی یک پروژه:
زمان، هزینه و کیفیت، اجزای سازنده و چارچوب تعیین شده در هر پروژه هستند.
مدیریت پروژه (Project Management) چیست؟
مدیریت پروژه به معنی مدیریت استفاده از دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های خاص برای ارائه فرایندی ارزشمند به مردم است.
مدیریت پروژه به عنوان فرآیند هدایت یک پروژه از ابتدا تا انتهای آن تعریف می شود. هدف اصلی مدیریت پروژه، تکمیل پروژه در چارچوب اهداف تعیین شده یعنی زمان، بودجه و کیفیت است. پروژه ها دارای چرخه عمر هستند زیرا قرار نیست برای همیشه دوام داشته باشند.
چرخه عمر مدیریت پروژه زمانی شروع می شود که پروژه استارت میخورد و زمانی پایان می یابد که پروژه به هر طریقی تکمیل یا خاتمه یابد.
توسعه نرم افزار ها برای بهبود فرآیند کسب و کار، ساخت یک ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی، همه ی اینها نمونه هایی از پروژه ها هستند که توسط مدیران باید مدیریت شوند.
مدیریت اصولی پروژه مزایایی دارد:
- ارتباط موثر
- مدیریت کارآمد منابع
- بهبود رضایت مشتری
- انعطاف پذیری و تحمل ریسک بالاتر
- بهبود روحیه تیمی
- کیفیت بهتر خروجی
- یادگیری گذشته نگر
Project Management چگونه بوجود آمد ؟
مدیریت پروژه از زمانی که انسان ها وجود داشته اند، وجود داشته است. از اختراع چرخ و ساخت اهرام مصر گرفته تا اختراع دستگاهی که با آن در حال خواندن این مطلب هستید.
همه این «پروژه‌ها» نیازمند برنامه ریزی و بوددجه بندی بودند، افراد خاصی برای نظارت بر آن ها وجود داشتند و دارای زمان بندی خاصی بودند.
پنج مرحله مدیریت پروژه چیست؟
مراحل مدیریت پروژه وظایف، رفتارها و مجموعه مهارت های مختلفی هستند که برای ایجاد پروژه های موفق ضروری هست.
پنج مرحله اصلی فرآیند Project Management به شرح زیر است:
-
شروع
مرحله شروع پروژه با تعیین انتظارات کلی مانند اینکه چرا اجرای این پروژه نیاز است؟ آیا اصلاً این پروژه امکان پذیر است یا نه و آنچه برای تکمیل پروژه لازم است، چه چیزهایی هستند؟ خروجی های این مرحله شامل چه تأییدیه هایی برای رفع نیاز ذینفعان برای ادامه مراحل بعدی هستند؟
-
برنامه ریزی
در مرحله برنامه ریزی، مدیران پروژه، چارچوب زمانی و ریسک ها را جدا کرده و هرکدام را شرح می دهند. کامل بودن و تداوم، اجزای اصلی یک پروژه موفق هستند.
خروجی های این مرحله از پروژه شامل طرح تفصیلی پروژه، طرح ارتباطی پروژه (در صورت عدم وجود طرح پروژه)، خط مبنا، زمان بندی پروژه و اهداف فردی پروژه هستند.
-
اجرا
در مرحله اجرای پروژه، اعضای تیم پروژه هماهنگ و هدایت می شوند تا کار را همانطور که در برنامه Project Management، تصویب و توضیح داده شده، انجام دهند.
علاوه بر این، این مرحله تخصیص و مدیریت مناسب سایر منابع پروژه، مانند مواد و بودجه را نیز پوشش می دهد. محصولات تحویلی پروژه، خروجی های مرحله اجرا هستند.
-
نظارت و کنترل
در مرحله نظارت و کنترل پروژه، زمان، هزینه و عملکرد پروژه در هر مرحله با هم مقایسه میشود و تنظیمات و ویرایش های لازم در فعالیت‌ها، منابع پروژه و برنامه‌ریزی برای حفظ کارها در مسیر درست انجام می‌شوند.
خروجی‌های این مرحله شامل گزارش‌های پیشرفت پروژه و سایر ارتباطات است که پایبندی به برنامه‌های پروژه را تضمین می‌کند.
-
تکمیل پروژه
بررسی محصولات تحویلی پروژه و انتقال آنها به رهبران تجاری، مرحله بسته شدن پروژه در چرخه ی عمر مدیریت پروژه فرآیند نهایی کردن پروژه نامیده میشود.
خروجی های این مرحله Project Management شامل نتایج تأیید شده پروژه و آموخته ها و درسهایی است که می تواند در پروژه های مشابه در آینده اعمال شود.
مدیریت پروژه در اینجا 12 قانون طلایی و تکنیک های مدیریت پروژه را دارد که مدیریت پروژه را ساده تر می کند و موفقیت آن را تضمین می کند.
12 قانون طلایی Project Management:
- محدوده ی روشنی تعیین کنید و تایید سهامداران را برای آن دریافت کنید.
- بهترین تیم مدیریت پروژه را که می توانید بسازید.
- یک برنامه پروژه واقع بینانه و دور از تفریط برای موفقیت ایجاد کنید.
- یک برنامه جامع و کلی تهیه کنید (آن را به روز نگه دارید).
- وظایف را محول کنید و بر اساس آن، آنها را اولویت بندی کنید.
- نقش ها و مسئولیت های منابع پروژه را به وضوح تعریف کنید.
- منابع کافی را برای تکمیل پروژه جستجو کنید.
- با ذینفعان ارتباط خوب برقرار کنید.
- نقاط عطف مکرری را برای سنجش موفقیت تعیین کنید.
- یک استراتژی انعطاف پذیر ایجاد کنید که قابلیت پذیرش تغییرات ناگهانی را داشته باشد.
- ریسک های مدیریت پروژه را به طور فعال پیگیری کنید.
- روی یک برنامه ی نرم افزاری مدیریت پروژه سرمایه گذاری کنید.
با دنبال کردن دقیق دوازده مرحله در چرخه عمر پروژه خود، حتی مدیران تازه کار نیز میتوانند پروژه های خود را با موفقیت به تکمیل برسانند.
دلایل اصلی شکست یک پروژه چیست؟
هر پروژه قابل دوام به خاطر یکی از پنج دلیل ذکر شده در زیر مستعد شکست است:
- کمبود منابع: منابع ناکافی (انسانی، غیرانسانی) برای تکمیل پروژه.
- چارچوب زمانی نامناسب: مشکل و تأخیر زیاد در تکمیل و تحویل پروژه به موقع.
- اهداف نامشخص: فقدان مستندات دقیق می تواند منجر به نتایج نامناسب شود.
- انتظارات بیجای ذینفعان: تغییرات اعمال شده روی پروژه که مورد توافق ذینفعان نیست و باعث ایجاد دیدگاه های متفاوت در مورد کیفیت، زمان یا بودجه بندی می شود.
- مدیریت ریسک ناکافی: عدم تعیین ریسک مرتبط با هر پروژه می تواند باعث شکست پروژه شما شود.
هیچ کس پروژه ای را با امید به شکست شروع نمی کند، با این حال اکثر پروژه ها زمانی شکست می خورند که مدیران پروژه نیاز به پیاده سازی تکنیک های مدیریت پروژه خود را نادیده بگیرند.
چگونه یک مدیر پروژه ی موفق باشیم؟
مدیریت پروژه بر عهده مدیر پروژه است. این فرد به ندرت مستقیماً در فعالیت هایی که به نتیجه می رسد شرکت می کند، بلکه تلاش می کند تا پیشرفت، تعامل متقابل و وظایف طرف های مختلف را حفظ کند، به گونه ای که خطر شکست کلی را کاهش دهد، منافع را به حداکثر برساند و هزینه ها را به حداقل برساند.
مدیر پروژه فردی است که مسئول دستیابی به اهداف پروژه است. مسئولیت های کلیدی Project Management عبارتند از:
- تعریف و انتقال اهداف پروژه که واضح، مفید و قابل دستیابی باشد.
- تامین نیازهای پروژه مانند نیروی کار، اطلاعات مورد نیاز، قراردادهای مختلف و مواد یا فناوری مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه.
- مدیریت محدودیت های چارچوب مدیریت پروژه که عبارتند از هزینه، زمان، محدوده و کیفیت.
مدیر پروژه نماینده ای از مشتری های مختلف است و باید نیازهای دقیق مشتری را بر اساس دانش سازمانی که نمایندگی می کند، شناسایی، تعیین و اجرا کند.
در حوزه ای که مدیران پروژه در حال کار هستند تا به طور موثر تمام جنبه های پروژه را مدیریت کنند، تخصص لازم است.
توانایی انطباق با رویه‌های داخلی مختلف مشتری و ایجاد پیوندهای نزدیک با نمایندگان معرفی‌شده، اطمینان از تحقق موضوعات کلیدی هزینه، زمان، کیفیت و بالاتر از همه، رضایت مشتری، به تخصص و مهارت بالایی نیاز دارد.
این تخصص با شرکت در دوره های آنلاین و آفلاین MBA مدیریت پروژه و DBA مدیریت پروژه (تحت نظر وزارت علوم و با مهر و استعلام وزارت علوم) به راحتی برایتان قابل لمس خواهد بود.
در اینجا مباحث مهمی وجود دارد که هنگام فراگیری دوره ی Project Management یاد خواهید گرفت:
- مدیر پروژه بودن به چه معناست؟ ویژگی های شخصیتی ضروری یک مدیر پروژه خوب.
- مهارت های یک مدیر پروژه؟ دریابید که آیا مهارت های لازم برای حضور در زمینه مدیریت پروژه را دارید یا خیر.
- مدیر پروژه چه می کند؟ تجزیه و تحلیل متداول ترین مسئولیت های Project Management در بازار کار فعلی.
- راز حرفه مدیریت پروژه چیست؟ نکاتی برای بهتر شدن در حرفه مدیریت پروژه
- چگونه مدیر پروژه شوید؟ آموزش های ضروری که باید برای مدیر پروژه شدن یاد بگیرید.
- حقوق مدیر پروژه؟ بدانید که با توجه به سطح تجربه خود چقدر باید درخواست کنید.
- مشکلات شغلی مدیر پروژه؟ دریابید که چگونه کارشناسان Project Management در زمانی که مبتدی بودند با مشکلات برخورد کردند و برای رویارویی با هر مشکلی که ممکن است با آن مواجه شوید آماده شوید.
- ابزارها و منابع Project Management؟ ابزارهای همکاری، سیستم‌های چت ویدیویی، نرم‌افزار مدیریت پروژه و همه برنامه‌هایی که مدیران پروژه برای شروع یک پروژه نیاز دارند.
اهداف دوره مدیریت پروژه به شرح زیر است :
- کشف آنچه مشتری برای تعیین دقیق اهداف پروژه، به آن نیاز دارد.
- تدوین طرحی که مشخص کند، برای رسیدن به هدف چه کارهایی باید انجام شود، هر کار توسط چه کسی صورت گیرد، چقدر باید هزینه شود و زمان تحویل پروژه باید کی باشد.
- نحوه شروع به کار پروژه.
- بررسی اینکه آیا کارها طبق برنامه اولیه پیش می‌روند، شناسایی مشکلات و انجام اصلاحات.
- تحویل پروژه و خاتمه دادن به قرارداد پس از تأیید مشتری.
دیدگاهتان را بنویسید