شرح وظیفه چیست؟(چگونه بهترین شرح وظیفه را بنویسیم)

تفاوتی ندارد که کارمند باشید یا مدیر، شرح وظیفه کامل و درست باعث می شود چشم‌انداز روشنی از نقش هر فرد در سازمان، صلاحیت‌ها  مهارت‌هایش و فعالیت‌ها ایجاد کند.

به‌این‌ترتیب مدیران می‌توانند تصمیم بگیرند که چه فردی با معیارها و شرح وظایف هماهنگ است، و فرد مناسب‌تری را برای یک شغل یا بخش خاصی انتخاب کنند. و البته کارکنان هم به‌خوبی با وظایف تعیین‌شده و حدود اثرگذاری‌شان آشنا می‌شوند و می‌توانند با یک برنامه‌ریزی درست و دقیق برای رسیدن به اهداف کلی سازمان تلاش کنند.

در این مقاله ابتدا به بررسی شرح وظیفه و تعریف‌های آن میپردازیم و بعد از آن در رابطه با مزایا و معایب و دلایل اهمیت شرح وظیفه و تأثیر آن در استخدام نیروی جدید و تقسیم‌کار و همچنین درباره راهکارهایی برای نوشتن یک شرح وظیفه عالی صحبت خواهیم کرد. با ما در مرکز دوره های مدیریتی و مهارتی همراه باشید.

شرح وظایف شغلی چیست؟

شرح وظیفه شغلی در واقع سندی است که در آن شرح وظایف و فعالیت‌های فرد متقاضی موقعیت شغلی خاص نوشته می‌شود. این سند معمولاً با کمک بخش مدیریت یک مجموعه و همچنین واحد منابع انسانی با توجه به نیازها و رویکردهای آن شغل تنظیم و مقرر می‌شود.

شرح وظایف نقش بسیار مهمی در استخدام کارکنان جدید دارد. چراکه کمک می‌کند تا متقاضیان شغل ، توانایی و استعدادهایشان را با یک معیار مشخص و استاندارد بسنجند و اندازه گیری کنند. از طرف دیگر طرح وظایف شغلی می‌تواند نشان‌دهنده‌ی جایگاه تعریف‌شده‌ی یک نقش در شرکت و انطباق آن با نیاز سازمان باشد.

مثلاً : اگر شما مدیر یک استارتاپی که تازه شروع به فعالیت کرده است باشید، برای شروع کارتان شاید نیاز به یک کارشناس تولید و خلق محتوا یا استراتژیست محتوا داشته باشید تا صرفا کمی از حال و هوای استارتاپ خود را در شبکه‌های اجتماعی با سایر افراد به اشتراک بگذارید. چراکه هنوز به مرحله‌ی برندسازی و کسب در آمد خاصی نرسیده‌اید.

چرا شرح شغل اهمیت بسیار زیادی دارد؟

شرح شغل معمولاً برای مدیریت اکارکنان در سازمان ها و شرکت ها ضروری است. همچنین شرح شغل در فرآیند استخدام به مدیران و متقاضیان بسیار کمک می کند تا بتوانند نقش شغل را واضح تر ببینند چرا که شرح شغل، نقش و مسئولیت پذیری افراد را کاملا مشخص می کند. بدون شرح شغل، معمولاً برای افراد چالش برانگیز است که به یک نقش به درستی متعهد شوند یا در قبال آن پاسخگو باشند.

مزایای شرح وظایف شغلی چیست؟

شرح شغل، توانایی سازمان و شرکت را برای مدیریت افراد و ایفای نقش به روش های زیر بهبود می بخشد.

در ادامه به برخی از مزایای شرح شغل اشاره کرده ایم:

• مبنای سنجس و اندازه گیری عملکرد شغلی را فراهم می کند.
• انتظارات کارفرما از منابع انسانی را روشن می کند.
• در فرآیند استخدام کمک می کند که جذب بهتری داشته باشید.
• ابزار و مرجع در مسائل اختلاف کارکنان/کارفرما را فراهم می کند.
• شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد.
• نقاط و مرجع بسیار مهمی را برای حوزه های آموزشی و ارتقاع ارائه می دهد.
• سیستم‌های پرداخت و درجه‌بندی را توانمند می‌سازد تا ساختار عادلانه و منطقی داشته باشند.
• از تفسیر سلیقه ای محتوا و محدودیت نقش توسط کارمند و کارفرما و مدیر جلوگیری می کند.
• سازمان را قادر می سازد تا نقش ها را ساختاردهی و به صورت یکسان مدیریت کند.
• ساختار و نظم و انضباط را برای سازمان فراهم می کند تا تمام مشاغل را ساختار دهد و اطمینان حاصل کند که فعالیت ها، وظایف و مسئولیت های لازم توسط یک شغل یا شغل دیگر پوشش داده خواهد شد.

لازم است که در انتها به این نکته اشاره کنم که تهیه و تنظیم شرح وظایف شغلی از جمله کارهایی است که مدیران همیشه آن را به بهانه های مختلف به تعویق می اندازند. این سهل انگاری به علت طرز تفکر رایج در میان مدیران می باشد که در صورت نیاز به شرح شغلی از نمونه های موجود در نزد همکاران خود یا از طریق سرچ گوگل آنها را پیدا و استفاده خواهیم کرد.

در نظر داشته باشید که حتی واحدهای خدماتی دو سازمان دارای شرح شغل های متفاوت می باشند و در صورتی که شما دقیق و اصولی شرح شغل نیروهای شرکت و یا سازمان خودتان را تهیه کنید موثرتر و کارآمدتر خواهد بود.

شرح شغل شامل چه بخش هایی است؟

در ادامه بخش هایی از شرح شغل نام برده شده است:

• عنوان شغل
• سطح شغل
• خلاصه شغل
• شرایط کاری
• دانش و مهارت های لازم
• سطح حقوق و دستمزد
• استانداردهای عملکردی
• محیط مورد نیاز هر شغل
• توامندی های جسمی و فیزیکی
• مسئولیت ها و وظایف اختصاصی شغل
• تجهیزات و ابزارهای ضروری برای انجام شغل

به چه شکل برای یک فرد شرح وظیفه بنویسیم؟ 

بسیاری از سازمان ها به‌ جای توجه و دقت به آنچه واقعا به آن نیاز دارند، تنها با کپی کردن شرح وظایف از سازمان ها و شرکت های مشابه معمولا وقتشان را هدر می‌دهند و فرصت استفاده از نیروی کارآمد و مستعد را از دست می دهند.

دوروتی والتون کارشناس امور استعدادها برای جلوگیری از چنین اتفاقی چند توصیه اساسی دارد که ضمن بررسی چگونگی نوشتن شرح وظایف به آن‌ها اشاره خواهیم کرد :

چگونگی نگارش شرح وظایف:

استفاده از منحنی s

برای استخدام افراد جدید و شرح وظایف از یک منحنی s کمک بگیرید. خوب است که نگاهتان برای تعریف شرح وظایف و به دنبال آن استخدام کارمند جدید نگاهی به آینده هم باشد؛ نه صرفا چیزی که همین الان به آن نیاز دارید.

همچنین والتون می‌گوید با این رویکرد بهتر است همیشه افرادی را که تجربه‌ی کافی دارند، استخدام کنید. و در کنارش دقت کنید که فرد با استعداد و به دنبال پیشرفت و یادگیری باشد. قطعا چنین فردی بیشتر تلاش و کوشش می‌کند تا کسب‌وکار شمارا توسعه و ارتقاع بدهد تا فردی که صرفا با یک کوله باری از تجربه آمده و دیگر نیازی به رشد و ترقی در خودش احساس نمی‌کند.

البته گاهی وقت ها برای جلوگیری از یک زلزله بزرگ نیاز است که خیلی سریع و فوری از یک مهندس خبره کمک بگیرید و نمی‌توانید منتظر یادگیری اصول اولیه مهندسی توسط یک جوان بی تجربه و تازه کار باشید.

در واقع یکی از دلایلی که نوشتن شرح وظیفه شغلی را مهم‌ و ضروری تر می‌کند، شناخت همین نیازهای فوری است. با تجزیه ‌و تحلیل نقش و جایگاه آن در کسب‌وکار باید آگاهی پیدا کنید که زمان کافی برای استخدام یک فرد کم تجربه اما به دنبال پیشرفت و با استعداد دارید یا اینکه باید خیلی فوری به فکر استخدام نیرویی کارآمد و خبره باشید؟

نگاهی به جایگاه شغل

یکی از بخش‌های بسیار مهم شرح وظایف شغلی ، تجزیه‌ و تحلیل نقش است. بر این اساس شما باید تعیین کنید که:

• آیا می‌خواهید کارمند جدید مهارت‌ها و توانایی‌های بیشتری داشته باشد؟ برای تصدی این موقعیت شغلی حداقل و حداکثر مدرک تحصیلی یا توانایی و مهارت موردنیاز چیست؟ آیا نیاز است که کارمند جدید گواهینامه‌ و مدرک معتبری جز تحصیلات دانشگاهی اخذ کرده باشد ؟
• از نظر شخصیتی به فردی مستقل‌تر و جدی تر در اجرای تصمیمات نیاز دارید؟
• آیا کارمند جدید برای تصدی این مسئولیت باید ویژگی‌های فیزیکی و جسمانی خاصی داشته باشد؟ معیار دقیق سنجش این ویژگی‌های جسمانی چیست؟

شما باید با تجزیه‌ و تحلیل کارکنان فعلی مشغول در آن موقعیت در رابطه با اثرگذاری آن‌ها بر روند توسعه کسب‌وکار بزرگ‌تر اطلاعات کسب کنید. از کارکنان بپرسید:

• استانداردهای مهارتی، تحصیلی و یا جسمانی شرکت چه نقشی در دستیابی اهداف و وظایف داشته است؟
• شرح وظایف سازمانی آن‌ها تا چه حد مطابق با وظایف انجام‌شده است؟ آیا آن‌ها برای پیشبرد اهداف سازمان وظیفه‌ی تعریف‌نشده‌ای را انجام دادند؟ به خاطر نبود وقت یا عدم نیاز وظیفه‌ی خاصی را بایگانی کردند؟
• مشکلاتی در مسیر شغلی‌شان بوده است که به‌ آسانی حل شده باشد؟ موفقیت در این چالش با چه ابزاری اندازه گیری شده است؟ از کدام بخش‌ها کمک گرفتند؟ این موفقیت بر مبنای کدام مهارت دست یافتنی شده است؟

پاسخ به هریک از این سوال‌ها کمکتان می‌کند تا به جایگاه و اهمیت شغل و وظیفه شغلی پی ببرید. درنتیجه شاید متوجه بشوید برای شغل موردنظر اصلاً نیاز به استخدام کارمند جدید نیست. و باید برای جایگاه شغلی دیگری با تعریفی دیگر کارمند جدید استخدام کنید.

مشخص کردن بازه فعالیت‌های اصلی نقش

روند انجام امور در هر کسب‌وکاری مثل یک بازی دومینو است. اما این شما هستید که باید تعیین کنید کدام مهره‌ی دومینو واقعا باید در روند اجرایی حضور داشته باشد، و در صورت حذف کدام مهره ها، اتفاق خاصی صورت نمی گیرد و مجموعه به فعالیت قبلی خود ادامه می‌دهد.

پیدا کردن این مهره‌ها بخشی از روند نگارش شرح وظایف شغلی و استخدام کارمند جدید است. بنابراین:

• دقت کنید که در صورت انجام نشدن کدام وظیفه ممکن است به روند کسب‌وکار شما ضربه وارد شود، این بخش‌ را به شکل الزام‌آور در قرارداد ذکر کنید.
• کدام وظایف باید به شکل منظم و روتین تکرار شوند؟ گزارش ماهانه یا سرکشی مرتب به انبارها؟ این تکرارها باید در چه بازه های زمانی‌ای انجام بشوند؟
• چنانچه وظیفه‌ای به‌ شکل صحیح انجام نشد، چه عواقبی در انتظار کسب‌وکار و کارمند یا گروه جدید است؟(اگر موقعیت شغلی حساسی را واگذار می‌کنید دقت داشته باشید که حتماً سطح خسارت و عواقب احتمالی مثل پاسخگویی به مدیران ، کسر از حقوق و… را قید کنید تا بعداً بتوانید در هنگام نوشتن قرارداد هم با دقت زیادی به این بندها نظارت داشته باشید.)
• سطوح واگذاری مسئولیت‌ها در صورت دیرکرد در انجام کار یا غیبت کارمند جدید را مشخص کنید. مثلا اگر کارمند جدید نتوانست به‌موقع در محل کار حاضر بشود، یا پروژه را در زمان تعیین شده تحویل بدهد، چه کسی باید جایگزین او بشود؟

چارچوب های یک شرح وظیفه استاندارد

شرح وظیفه شغلی باید به‌طور کامل و دقیق شغل موردنظر را توصیف و ویژگی‌ها و جایگاه آن شغل در کسب‌وکار را شرح بدهد. اما دقت کنید که شرح وظیفه شغلی باید در همان ابتدا به صورت خلاصه و مفید مباحث کلی و اصلی را توضیح بدهد.(مثل عنوان شغل، ساعات کاری و حقوق) چرا که معمولا بر اساس آمارها به‌طور میانگین تنها 15 ثانیه را برای مطالعه کلی وظایف شغلی وقت صرف می‌کنند.

• عنوان موقعیت شغل: نام و ردیف شغل را بر اساس بخش بندی وزارت کار بنویسید.
• میزان حقوق-گروه شغلی و نوع جبران خسارت: بازه‌ی حداقل و حداکثر حقوق را تعیین کنید. نوع جبران خسارت در صورت بروز و سطح کسر از حقوق را هم در همین بخش یادداشت کنید. لازم است بدانید که بدانید 65 درصد متقاضیان شغل در همان ابتدا به سراغ بررسی سطح حقوق و ارتباط با آن با سختی کار می‌روند. چرا که این روزها تامین مخارج خانواده تقریبا اولویت اول بیشتر افراد است.
• شرایط احراز: ویژگی‌های شخصیتی، مدارک و سوابق تحصیلی، مهارت‌ها و سوابق اجرایی مورد انتظار کارمند را در این بخش یادداشت کنید.
• شرح وظیفه ها: وظایف نقش را قید کنید. موارد ضروری مانند، بازه‌های زمانی گزارش دادن، روند انجام امور و… در این بخش به‌تفصیل بیان می‌شوند.
• اهداف موقعیت: از کارکنان چه توقعاتی دارید؟ او در این نقش باید به چه اهدافی دست پیدا کند و به سیستم برای رسیدن به کدام اهداف کمک کند؟
• آشنایی با مدیران: برای روشن‌تر شدن داستان مواردی مثل مدیران بالادستی کارمند، افرادی که کارمند باید به ان ها گزارش بدهد، افراد و بخش‌های زیرمجموعه نقش که باید به کارمند جدید گزارش بدهند، خط‌مشی شرکت و… بهتر است در شرح وظایف شغلی گنجانده شود.
• موقعیت شغل: محدوده‌ی شرکت، دورکاری یا ساعات سفرهای کاری، آلودگی‌های موجود در محل کار و…را بنویسید . اگر کار و سیستم کسب‌وکار به شکل نوبتی و چرخشی است زمان‌های کار و استراحت را به شکل کامل توضیح دهید.
• موارد نهایی : بخشی برای امضا، تاریخ تنظیم اسناد، تاریخ قراردادها را در بخش پایانی بنویسید. برای آشنایی بیشتر بهتر است که در بخش انتهایی شرح وظیفه در رابطه با دورنمای محیط کسب‌وکار و نمای کلی شرکت صحبت کنید.

در این مقاله به سوال شرح وظیفه چیست پاسخ دادیم و راهکارهایی برای نوشتن بهترین شرح وظیفه ارائه دادیم . اگر شما راهکار دیگری را میشناسید در قسمت کامنت ها برای ما به اشتراک بگذارید.