روابط عمومی چیست؟

روابط عمومی :

روابط عمومي ،نقشي بسيار مؤثر دربهبود وضعيت سازمان ها وايجاد تعامل بين درون سازمانی و برون سازماني دارد. مسئول روابط عمومي درهردستگاه و سازمان دولتي و خصوصي، بايستي واجد يك سري خصوصيات و روش­ هاي كارآمد دراداره امور وانجام وظائف شغلي باشد تابتواند مايۀ پيشرفت كاري در ادارات و سازمان­ ها گردد. با ما در مرکز دوره های مدیریتی و مهارتی همراه باشید .

اگر بخواهيم روابط عمومي درحد مطلوبي داشته باشیم بايستي به گونه­اي برنامه­ريزي شود كه در درجۀ اول نسبت به تثبيت و تقويت جايگاه روابط عمومي اقدام گردد.

در مراحل بعدي، تدوين ساختار و اساسنامه روابط عمومي، درنظر گرفتن نيروهاي كافي براي انجام وظایف مربوطه و مجهز شدن به ابزارهاي نوين ارتباطي مورد توجه قرار گيرد تا بتواند از عهدۀ مسائل گسترده دنياي معاصر برآيد و راهنماي خوبي براي مجموعه كاري و مخاطبان گردد .

ویژگی­های مدیر روابط عمومي

مدير روابط عمومي بايد به گونه­اي انتخاب شود كه داراي ويژگي­هايي باشد تا براساس آن ها بتواند موفقيت لازم را در پيشبرد اهداف سازماني محقق نمايد و اعتماد مخاطبان اداره و سازمان را نيز به خود جلب نمايد.

در اينجا برخي از ويژگي­هاي  لازم براي انتصاب مسئول روابط عمومي ذكر مي­شود :

• مهارت فني
• دانش ومهارت تخصصي
• سوابق تجربي موفق
• توانمندي هاي فردي نظير پژوهش افكار عمومي، سخنوري، قدرت بيان، قلم توانا،توانمند درتجزيه و تحليل مسائل كه درپرتو آنها بتواند تعامل مطلوب و مؤثري را در روابط سازماني برقرار كند
• اخلاق و منش متناسب با حرفه روابط عمومي
• احساس تعهد نسبت به سازمان و جامعه

وجه مثبت روابط عمومی و روایت داستان

روابط عمومی یک سازمان، شرکت، دولت یا فرد تلاش می‌کند داستان‌هایی را به گوش مردم و جوامع برساند؛ با این هدف که در آن‌ها حس مثبتی نسبت به اهداف، موفقیت‌ها، موقعیت یا محصول خاصی ایجاد شود.

یکی دیگر از تفاوت‌های روابط عمومی با تبلیغات در این مورد است. تبلیغات جامعه‌ی هدف بسیار مشخصی دارد که حاضرند برای یک محصول پول پرداخت کنند اما روابط عمومی -همان‌طور که از اسم‌اش پیداست- با عموم مردم و کل جامعه سر کار دارد.

مثلا فرض کنید شما مسئول روابط عمومی شرکتی هستید که به تازگی برنده‌ی یک جایزه‌ی خاص به خاطر عمل‌کردش شده. یکی از گزینه‌های شما برای استفاده از این اتفاق، درخواست از یک خبرنگار برای تهیه‌ی گزارش در این مورد است تا افراد بیش‌تری درمورد موفقیت شرکت‌تان بدانند.

خبرنگار هم به دلیل ارزشی که این خبر می‌تواند به مخاطب رسانه‌اش برساند، چنین کاری را قبول می‌کند.

(ارزش خبری: مردم دوست دارند برندهای خوب را -به خصوص در سطح محلی- بشناسند تا در صورت نیاز از آن‌ها خرید کنند.)

روابط عمومی تلاش می‌کند داستان‌هایی را به گوش مردم برساند که حس مثبتی نسبت به اهداف، موفقیت‌ها، موقعیت یا محصول خاصی ایجاد می‌کنند.

وجه منفی روابط عمومی و کنترل خسارت

تنها وظیفه‌ی روابط عمومی، ایجاد روایت‌های مثبت نیست. کنترل خسارت‌هایی که به شهرت یک فرد یا سازمان وارد می‌شود نیز از جمله اهداف روابط عمومی‌ است.

مثلا فرض کنید که شرکت شما تولیدکننده‌ی یک محصول برای مصرف‌کنندگان عمومی‌ست. یک روز خبر می‌رسد که آخرین تولیدات شما به سلامتی چندین نفر از این مصرف‌کنندگان ضربه زده است.

(مثلا ماده‌ی خوراکی تولید کرده‌اید که چندین نفر را مسموم کرده) یک کمپین ساده‌ی تبلیغاتی برای کنترل خسارت در چنین مواردی اصلا کافی نیست.

مثلا در این موقعیت، روابط عمومی از راه‌های مختلف به مردم و تمامی مصرف‌کنندگان اعلام می‌کند که از آخرین تولیدات شرکت استفاده نکنند و آن‌ها را به مراکز خاصی بازگردانند.

بعد دلیل اتفاق را منتشر کرده و این خبر را پخش می‌کند که اقدامات جدیدی برای بالا بردن امنیت خط تولید انجام شده تا چنین اتفاقی دیگر تکرار نشود. اقدامات جدید به شکلی کاملا شفاف برای عموم مردم توضیح داده می‌شوند تا اعتماد آن‌ها نسبت به محصول احیا شود.

مجموعه‌ی این اقدامات، شهرت مثبت شرکت را حفظ می‌کنند و رابطه‌ی آن با مخاطبین را هم مثبت نگه می‌دارند.

وظايف روابط عمومي موفق :

گرچه مجموعه وظايف يك روابط عمومي، به روشهاي كليشه­ هاي دنياي ارتباطات و تبليغات ختم نمي­شود و هرگز نمي­توان آن­ها را محدود و محصور در يك سري رفتار و برنامه­ها كرد، اما روابط عمومي براي وصول به موفقيت سارماني، نبايد بدون برنامه حركت كند، بلکه بايد خيلي هدفمند و منظم باشد تا بتواند در راستاي انجام وظايف، موفقيت حاصل نمايد.

دراينجا به بعضي از وظايف يك روابط عمومي با رويكرد نوين و متمايل به «قرن ۲۱» به صورت مختصر پرداخته مي­شود :

• ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان
• حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و … این در حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.
• همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
• برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.
• ارتباط تنگاتنگ با اینترنت، خبرگزاریها، وب سايتها و وبلاگ ها
• توجه به اطلاع رساني آنلاين و داشتن حداقل يك سايت و يا وبلاگ تخصصي براي سازمان و اداره
• ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.
• انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان
• صداقت دركار روابط عمومي ،نقش بسيار مهم و سازنده اي دارد وسبب جلب اعتماد می شود. پس نباید «صداقت کاری» را حتی برای یک لحظه  از نظر دورنگه داشت.
• روابط عمومی ، مهندسی ارتباط رضایت مندانه و پایدار است .پس مسئول روابط عمومی بايد  در برقراري «ارتباط رضایت مندانه» بین دستگاه متبوع و مخاطبان بکوشد.
• روابط عمومی آیینه تمام نمای یک مؤسسه می­باشد .بنابراین نباید «بزرگ نمایی» ویا «کوچک نمایی» پیشه كرد ،بلکه بایستی ،مسائل وتنگناها را «همان گونه كه هست» منعكس نمود.
• چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فرآورده­های سازمانی
• برای شرکت در مراسم و مناسبت های مختلف دعوت از خبرنگاران فراموش نشود.
• موضع گیری شخصی و سیاسی  در تنظیم خبر دخالت داده نشود .
• اجرای سیستم مکانیزه خبر رسانی (روابط عمومی الکترونیک) جدی گرفته شود .
• این هنر روابط عمومی است که به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد.
• سرعت عمل و ایفای نقش مؤثر و ارزنده در مواقع حساس و بحراني، عامل بسيار مهمي در موفقيت وكارآمدي يك  روابط عمومي است .
• برقراری تعامل مطلوب وسازنده بين اداره یا سازمان مربوطه با سازمانها، ادارات، نهادها و اشخاص حقيقي وحقوقي
• تهيه گزارش فعاليت واحدها و جمع­بندي آن به صورت گزارش ماهانه، فصلي و سالانه
• پاسخگو كردن دستگاه اداري و خصوصي در برابر مخاطبان و قائل شدن احترام براي ارباب رجوع و افكارعمومي