شناسایی الویت ها

شناسایی الویت ها

مطالعه مقاله:6 دقیقه

گوش کردن پادکست :10.30 دقیقه

ارزش محتوا از امتیاز 10: 7امتیاز 

پادکست الویت شناسی یا الان الویت چیست با دقت گوش کنید

هنگامی که هر روز وظایف کاری متعددی دارید، ممکن است نیاز به ایجاد یک سیستم موثر برای مدیریت آنها داشته باشید. اولویت بندی راهی است برای تعیین آنچه که باید ابتدا بر اساس اهمیت انجام دهید. درک بهترین راه‌ها برای اولویت‌بندی وظایف می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت شما در محل کار شود.

در این مقاله، اولویت بندی چیست، چگونه وظایف را اولویت بندی کنیم و نمونه هایی از مهارت ها را ارائه می دهیم که به شما در اولویت بندی موثر کمک می کند.

اولویت بندی چیست؟

اولویت بندی شامل تصمیم گیری در مورد وظایف سفارشی بر اساس اهمیت آنها است. این استراتژی ممکن است به شما کمک کند زمان خود را به طور مؤثرتری سازماندهی کنید. این به شما کمک می کند یاد بگیرید که چگونه کارهای مهم را ابتدا انجام دهید، ضرب الاجل ها را رعایت کنید و زمان بیشتری برای انجام کارهای بزرگتر داشته باشید. مهارت های اولویت بندی می تواند به شما کمک کند کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.

1-تصمیم بگیرید که کدام وظایف مهم ترین هستند

ابتدا تصمیم بگیرید که کدام وظایف در لیست کارهای شما حیاتی ترین هستند. شما می توانید این را بر اساس ضرب الاجل های هفته، انتظارات مشتری یا درخواست همکاران تعیین کنید. به عنوان مثال، ممکن است قبل از اینکه به کارهای دیگر بروید، بر روی گزارش بازاریابی که در پایان روز قرار است تمرکز کنید.

2. وظایف خود را در یک تقویم قرار دهید

هنگامی که تصمیم گرفتید کدام کار مهم است، آنها را در تقویم خود برنامه ریزی کنید. وقتی لیست کارهای خود را هر روز می بینید، اولویت بندی زمان می تواند آسان تر باشد. ممکن است متوجه شوید که وقتی یادآوری تصویری از هر موردی که باید انجام دهید، بهتر روی آن کارهای روزانه تمرکز می کنید. تکمیل آنها همچنین می تواند احساس موفقیت را ایجاد کند.

3. تعیین حد و مرز

هنگامی که بر روی وظایف خود برای آن روز تمرکز کردید، می توانید با تعیین زمان های خاص برای تمرکز بر روی کار خود، اولویت بندی بیشتری داشته باشید. ممکن است همکارانی داشته باشید که مرتباً تماس می گیرند، ایمیل می زنند یا به میز شما می روند تا در مورد مسائل غیر فوری با شما صحبت کنند. مناسب است که به آنها اطلاع دهید که بر روی یک پروژه متمرکز شده اید و بعداً با آنها صحبت خواهید کرد. می توانید از آنها بخواهید که در طول صبح مزاحم شما نشوند، اما خوشحال می شوید که بعد از ظهر صحبت کنید.

یکی دیگر از روش‌های اولویت‌بندی زمان این است که  ایمیل هایتان را تنظیم کنید تا مردم بدانند در چه ساعاتی از روز به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهید. وقتی زمان‌های خاصی را برای کار بدون وقفه تنظیم می‌کنید، ممکن است متوجه شوید که تمرکز بهتری دارید و کارهای بیشتری را انجام می‌دهید.

شناسایی الویت ها

نکاتی برای اولویت بندی در فعالیت در کسب و کار

در اینجا چند روش وجود دارد که می توانید وظایف خود را در محل کار اولویت بندی کنید، که می تواند شما را به یک کارمند سازنده تر تبدیل کند:

حواس پرتی را در نظر بگیرید

داشتن حواس پرتی در طول روز طبیعی است، چه تمرکز خود را به کار دیگری تغییر داده باشید و چه در حال پاسخگویی به یک همکار باشید. همچنین ممکن است برای استراحت و تمرکز مجدد در طول روز نیاز به استراحت داشته باشید. وقتی قبول کردید که حواس‌پرتی اتفاق می‌افتد، ممکن است زمان آسان‌تری داشته باشید که آنها را در برنامه خود بگنجانید. حتی می‌توانید برای استراحت‌های خود برنامه‌ریزی کنید، مانند یک استراحت قهوه 10 دقیقه‌ای در اواسط صبح و 15 دقیقه پیاده‌روی در اواخر بعد از ظهر.

از تکنولوژی کمک بگیرید

با پیشرفت تکنولوژی، ابزارهای بهره وری زیادی در دسترس هستند که می توانند به شما در اولویت بندی و ادامه کار کمک کنند. دانلود یک برنامه کاربردی در رایانه برای پیگیری زمان خود در یک کار خاص به شما امکان می دهد ببینید چقدر کارآمد هستید. همچنین می توانید از یک تایمر برای کمک به تمرکز بر روی کارها و برنامه ریزی برای استراحت استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید تایمر خود را برای یک ساعت کار تنظیم کنید و برنامه ریزی کنید که بعد از آن پنج دقیقه استراحت کنید.

هر بار یک کار را اولویت بندی کنید

ممکن است انجام چند کار برای انجام کارهای بیشتر وسوسه انگیز باشد، اما اغلب بهتر است هر بار روی یک کار تمرکز کنید. این استراتژی می تواند اطمینان حاصل کند که توجه کامل شما روی آن تکلیف است، بنابراین می توانید قبل از رفتن به مورد بعدی در لیست خود، آن را به طور موثر تکمیل کنید. زمانی که حواس‌تان به کارهای دیگر پرت نمی‌شود، می‌توانید شانس بیشتری برای انجام کار با کیفیت داشته باشید.

از ابزار زمان بندی استفاده کنید

با نوشتن همه چیزهایی که در ماه آینده دارید، وظایف را اولویت بندی کنید. از آنجا، مشخص کنید که چه کاری باید روزانه انجام شود، تا پایان هر هفته و تا پایان ماه. می توانید این را در صفحه گسترده بنویسید و سپس وظایف را در یک تقویم سازماندهی کنید. برنامه ریزی وظایف خود بر اساس ضرب الاجل ها می تواند به شما کمک کند متمرکز بمانید و کارآمدتر کار کنید.

واگذاری وظایف

اگر می‌توانید وظایفی را تعیین کنید یا مسئولیت‌هایی را با همکارانتان به اشتراک بگذارید، می‌توانید فهرستی از همه چیزهایی که باید تا پایان هفته تکمیل کنید تهیه کنید و وظایف خاصی را به دیگران محول کنید. تصمیم بگیرید که چه کارهایی را دیگران می توانند بدون نظارت شما به پایان برسانند و آنها را به همکاران خود محول کنید تا بتوانید روی مسائلی تمرکز کنید که نیاز به توجه فوری شما دارند. به این ترتیب می توانید کارهایی را که باید سریع به پایان برسانید اولویت بندی کنید.

شناسایی الویت ها