مدیریت پروژه چیست؟

فرض کن یک پروژه حیاتی بهت واگذار شده که می‌تونه مسیر شغلی‌ات رو متحول کنه. حالا سوال اینجاست: چطور می‌تونی پروژه رو به‌طور مؤثر مدیریت کنی؟ چه راه‌هایی وجود داره که از پیشرفت درست، رعایت بودجه و زمان‌بندی مطمئن بشی و تیم تحت رهبری‌ات هیچ‌گونه اشتباهی نداشته باشه؟ اینجاست که مفهوم مدیریت پروژه واقعاً خودش رو نشون می‌ده. برخی ممکنه فکر کنن که این یعنی فقط چک‌لیست‌گذاری و تعیین موعد، ولی واقعیت خیلی پیچیده‌تر از این‌هاست. مدیریت پروژه موفق نیاز به مهارت‌هایی داره که فقط رهبران واقعی می‌تونن از پسش بر بیان؛ افرادی که می‌تونن تیم رو به سوی هدف هدایت کنن و بحران‌ها رو به خوبی کنترل کنن.

مدیریت پروژه (Project Management) چیست؟

Project Management به معنی مدیریت و استفاده از دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های خاص برای ارائه فرایندی ارزشمند به مردم است.

مدیریت پروژه به عنوان فرآیند هدایت یک پروژه از ابتدا تا انتهای آن تعریف می شود. هدف اصلی مدیریت پروژه، تکمیل پروژه در چارچوب اهداف تعیین شده یعنی زمان، بودجه و کیفیت است. پروژه ها دارای چرخه عمر هستند زیرا قرار نیست برای همیشه دوام داشته باشند.

چرخه عمر مدیریت پروژه زمانی شروع می شود که پروژه استارت میخورد و زمانی پایان می یابد که پروژه به هر طریقی تکمیل یا خاتمه یابد.

توسعه نرم افزار ها برای بهبود فرآیند کسب و کار، ساخت یک ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی، نمونه هایی از پروژه ها هستند که توسط مدیر پروژه باید مدیریت شوند.

سیستم مدیریت پروزه چگونه به وجود آمد؟

سیستم مدیریت پروژه از زمانی که انسان ها وجود داشته اند، وجود داشته است. از اختراع چرخ و ساخت اهرام مصر گرفته تا اختراع دستگاهی که با آن در حال خواندن این مطلب هستید.

همه این «پروژه‌ها» نیازمند برنامه ‌ریزی و بودجه بندی بودند، افراد خاصی برای نظارت بر آن‌ ها وجود داشتند و دارای زمان بندی خاصی بودند. اما بهرحال تاریخچه ثبت شده مدیریت پروژه به صورت زیر است:

پنج فرایند مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه شامل وظایف، رفتارها و مجموعه مهارت های مختلفی است که برای ایجاد پروژه های موفق ضروری است. پنج مرحله اصلی فرآیند مدیریت پروژه ( Project Management ) به شرح زیر است:

1: شروع

مرحله شروع پروژه با تعیین انتظارات کلی مانند:

• چرا اجرای این پروژه نیاز است؟
• آیا اصلاً این پروژه امکان پذیر است یا نه و آنچه برای تکمیل پروژه لازم است، چیست؟
• خروجی های این مرحله شامل چه تأییدیه هایی برای رفع نیاز ذینفعان برای ادامه مراحل بعدی هستند؟

شروع می شود و مدیر پروژه باید به دنبال جواب این سوالات باشد.

2: برنامه ریزی

در مرحله برنامه ریزی، مدیران پروژه، چارچوب زمانی و ریسک ها را جدا کرده و هر کدام را شرح می دهند. کامل بودن و تداوم، اجزای اصلی یک پروژه موفق هستند. خروجی های این مرحله از پروژه شامل طرح تفصیلی پروژه، طرح ارتباطی پروژه (در صورت عدم وجود طرح پروژه)، خط مبنا، زمان بندی پروژه و اهداف فردی پروژه هستند.

3: اجرا

در مرحله اجرای پروژه، اعضای تیم پروژه هماهنگ و هدایت می شوند تا کار را همانطور که در برنامه Project Management، تصویب و توضیح داده شده، انجام دهند. علاوه بر این، این مرحله تخصیص و مدیریت مناسب سایر منابع پروژه، مانند مواد و بودجه را نیز پوشش می دهد. محصولات تحویلی پروژه، خروجی های مرحله اجرا هستند.

4: نظارت و کنترل

در مرحله نظارت و کنترل پروژه، زمان، هزینه و عملکرد پروژه در هر مرحله با هم مقایسه می‌شوند و تنظیمات و ویرایش های لازم در فعالیت‌ها، منابع پروژه و برنامه‌ریزی برای حفظ کارها در مسیر درست انجام می‌شوند. خروجی‌های این مرحله شامل گزارش‌های پیشرفت پروژه و سایر ارتباطات است که پایبندی به برنامه‌های پروژه را تضمین می‌کند.

5: تکمیل پروژه

بررسی محصولات تحویلی پروژه و انتقال آنها به رهبران تجاری، فرآیند نهایی کردن پروژه نامیده میشود. خروجی های این مرحله Project Management شامل نتایج تأیید شده پروژه و آموخته ها و درس هایی است که می تواند در پروژه های مشابه در آینده اعمال شود.

ویژگی های یک مدیر پروژه موفق 

مدیر پروژه در واقع یکی از اهرم های اصلی برای پیشبرد اهداف پروژه است. اگر در اجرای یک پروژه از مدیر پروژه خبره استفاده شود مسیری که پروژه طی می‌کند به کوتاه ترین و با کیفیت ترین مسیر خواهد رسید. یک مدیر پروژه خوب باعث ایجاد ویژگی های زیر در پروژه می‌شود:

• ارتباط موثر
• مدیریت کارآمد منابع
• بهبود رضایت مشتری
• انعطاف پذیری و تحمل ریسک بالاتر
• بهبود روحیه تیمی
• کیفیت بهتر خروجی
• یادگیری گذشته نگر

12 قانون طلایی و تکنیک های مدیریت پروژه

همچنین در ادامه، ۱۲ قانون طلایی و تکنیک‌های مدیریت پروژه را به اختصار بیان خواهیم کرد که نه‌ تنها مدیریت پروژه را ساده‌تر می‌کنند و موفقیت آن را تضمین می‌کنند، بلکه به شما کمک می‌کنند درک بهتری از این موضوع داشته باشید که مدیریت پروژه چیست و چرا برای کسب‌وکارها حیاتی است.

1. محدوده ی روشنی تعیین کنید و تایید سهامداران را برای آن دریافت کنید.
2. بهترین تیم مدیریت پروژه را که می توانید بسازید.
3. یک برنامه پروژه واقع بینانه و دور از تفریط برای موفقیت ایجاد کنید.
4. یک برنامه جامع و کلی تهیه کنید (آن را به روز نگه دارید).
5. وظایف را محول کنید و بر اساس آن، آنها را اولویت بندی کنید.
6. نقش ها و مسئولیت های منابع پروژه را به وضوح تعریف کنید.
7. منابع کافی را برای تکمیل پروژه جستجو کنید.
8. با ذینفعان ارتباط خوب برقرار کنید.
9. نقاط عطف مکرری را برای سنجش موفقیت تعیین کنید.
10. یک استراتژی انعطاف پذیر ایجاد کنید که قابلیت پذیرش تغییرات ناگهانی را داشته باشد.
11. ریسک های مدیریت پروژه را به طور فعال پیگیری کنید.
12. روی یک برنامه ی نرم افزاری مدیریت پروژه سرمایه گذاری کنید.

با دنبال کردن دقیق دوازده مرحله در چرخه عمر پروژه خود، حتی مدیران تازه کار نیز میتوانند پروژه های خود را با موفقیت به اتمام برسانند.

مسئولیت های یک مدیر پروژه موفق

فرایند مدیریت پروژه بر عهده مدیر پروژه است. این فرد به ندرت مستقیماً در فعالیت هایی که به نتیجه می رسند شرکت می کند، بلکه تلاش می کند تا پیشرفت، تعامل متقابل و وظایف طرف های مختلف را حفظ کند، به گونه ای که خطر شکست کلی را کاهش دهد، منافع را به حداکثر برساند و هزینه ها را به حداقل برساند.

مدیر پروژه فردی است که مسئول دستیابی به اهداف پروژه است. مسئولیت های کلیدی Project Managemer عبارتند از:

• تعریف و انتقال اهداف پروژه که واضح، مفید و قابل دستیابی باشد.
• تامین نیازهای پروژه مانند نیروی کار، اطلاعات مورد نیاز، قراردادهای مختلف و مواد یا فناوری مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه.
• مدیریت محدودیت های چارچوب مدیریت پروژه که عبارتند از هزینه، زمان، محدوده و کیفیت.
• مدیر پروژه نماینده ای از مشتری های مختلف است و باید نیازهای دقیق مشتری را بر اساس دانش سازمانی که نمایندگی می کند، شناسایی، تعیین و اجرا کند.
• در حوزه ای که مدیران پروژه در حال کار هستند تا به طور موثر تمام جنبه های پروژه را مدیریت کنند، تخصص لازم است.

توانایی انطباق با رویه‌های داخلی مختلف مشتری و ایجاد پیوندهای نزدیک با نمایندگان معرفی‌شده، اطمینان از تحقق موضوعات کلیدی هزینه، زمان، کیفیت و بالاتر از همه، رضایت مشتری، به تخصص و مهارت بالایی نیاز دارد.

دلایل اصلی شکست پروژه چیست؟

هر پروژه قابل دوام به خاطر یکی از پنج دلیل ذکر شده در زیر مستعد شکست است:

1. کمبود منابع: منابع ناکافی (انسانی، غیرانسانی) برای تکمیل پروژه.
2. چارچوب زمانی نامناسب: مشکل و تأخیر زیاد در تکمیل و تحویل پروژه به موقع.
3. اهداف نامشخص: فقدان مستندات دقیق می تواند منجر به نتایج نامناسب شود.
4. انتظارات بیجای ذینفعان: تغییرات اعمال شده روی پروژه که مورد توافق ذینفعان نیست و باعث ایجاد دیدگاه های متفاوت در مورد کیفیت، زمان یا بودجه بندی می شود.
5. مدیریت ریسک ناکافی: عدم تعیین ریسک مرتبط با هر پروژه می تواند باعث شکست پروژه شما شود.

هیچ کس پروژه ای را با امید به شکست شروع نمی کند، با این حال اکثر پروژه ها زمانی شکست می خورند که مدیران پروژه نیاز به پیاده سازی تکنیک های مدیریت پروژه خود را نادیده بگیرند.

مشاغل مناسبِ مدیریت پروژه

معمولا مدیران پروژه می‌توانند مشاغل مختلفی را بر عهده بگیرند که از میان آنها به چند مورد اشاره می‌کنیم:

هماهنگ‌ کننده‌ پروژه: کارمندانی که در این پُست مشغول به کار می‌شوند، معمولا به کارهای اداریِ مرتبط با پروژه‌های بزرگ رسیدگی می‌کنند، جلسات را هماهنگ و اطلاعات را به افراد مربوطه منتقل می‌کنند.

مسئول زمان بندی پروژه: این فرد سیستم نرم‌افزاری‌ که برای پروژه‌های بزرگ مورد نیاز است را کنترل می‌کند و به هنگام لزوم آن را به‌روز رسانی می‌کند و مثلا، تغییرات برنامه‌ها و فرجه‌های زمانی را وارد سیستم می‌کند. این بیشتر یک وظیفه‌ی فنی است تا مدیریتی.

دستیار مدیر پروژه: از این فرد انتظار می‌رود که در مواقع لزوم به مدیر پروژه کمک کند. معمولا قسمت‌های مختلفی از پروژه به این افراد داده می‌شوند که زیر نظر مدیر پروژه آنها را بررسی می‌کنند.

مدیر پروژه: وظیفه‌ی یک مدیر پروژه، بررسی و نظارت بر پروژه از آغاز تا زمان تکمیل است.

مدیر پروژه‌ ارشد: این فرد بر چند پروژه به صورت همزمان نظارت دارد، پروژه‌های مختلف را با هم هماهنگ می‌کند. در مورد اولویت‌ها تصمیم‌گیری و بودجه‌ی کلی و منابع مورد نیاز تمامی پروژه‌ها را مدیریت می‌کند.

دوره های آموزشی مدیریت پروژه

این تخصص با شرکت در دوره های مدیریت پروژه آنلاین و آفلاین (تحت نظر وزارت علوم و با مهر و استعلام وزارت علوم) به راحتی برایتان قابل لمس خواهد بود.

اهداف دوره مدیریت پروژه به شرح زیر است :

• کشف آنچه مشتری برای تعیین دقیق اهداف پروژه، به آن نیاز دارد.
• تدوین طرحی که مشخص کند، برای رسیدن به هدف چه کارهایی باید انجام شود، هر کار توسط چه کسی صورت گیرد، چقدر باید هزینه شود و زمان تحویل پروژه باید کی باشد.
• نحوه شروع به کار پروژه.
• بررسی اینکه آیا کارها طبق برنامه اولیه پیش می‌روند، شناسایی مشکلات و انجام اصلاحات.
• تحویل پروژه و خاتمه دادن به قرارداد پس از تأیید مشتری.

در پایان

مدیریت پروژه، شاه‌کلید موفقیت در دنیای کسب‌وکار

در دنیای رقابتی امروز، مدیریت پروژه دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت برای کسب‌وکارهای موفق است. هر پروژه‌ای که بدون برنامه‌ریزی دقیق، مدیریت منابع، کنترل ریسک‌ها و تعیین اهداف مشخص پیش برود، با چالش‌های بزرگ و حتی شکست مواجه خواهد شد.

یک مدیر پروژه توانمند می‌تواند تیم‌ها را هماهنگ کند، موانع را شناسایی کرده و راه‌حل‌هایی خلاقانه ارائه دهد تا پروژه‌ها در زمان مناسب، با بودجه مشخص و کیفیت مطلوب به پایان برسند. این مهارت، نه تنها موفقیت یک پروژه را تضمین می‌کند، بلکه موجب رشد و پایداری یک سازمان در بازارهای پرتلاطم می‌شود.

پس اگر می‌خواهید پروژه‌های شما به جای شکست، به موفقیت‌های ماندگار تبدیل شوند، دانش و تکنیک‌های مدیریت پروژه را جدی بگیرید. آینده‌ی کسب‌وکار شما، به تصمیم‌هایی که امروز در این زمینه می‌گیرید، وابسته است! اما اگر این مسیر را با برنامه‌ریزی و پشتکار دنبال کنید، به‌ زودی می‌توانید مدیریت پروژه‌های مهم را برعهده بگیرید و در این حوزه بدرخشید! و اگر هنوز برایتان سؤال است که مدیریت پروژه چیست و چگونه می‌توان در آن موفق شد، بهترین راه یادگیری و تجربه عملی در پروژه‌های واقعی است.