فوریت ها و الویت های شخصی و سازمانی

فوریت ها و الویت های شخصی و سازمانی

این مقاله دارای پادکست می باشد

فوریت ها و آمادگی در مسیر رهبری سازمان و مدیریت بر الویت ها به شما کمک میکند تا رشد کنید

گاهی وقتا ما برای اینکه بتونیم در زندگی شخصی پایدار بمونیم باید به شرایطی که داخلش هستیم عمیق تر نگاه کنیم و بی اندیشیم.

همه زندگی انسان ها از زمان پیدایش انسان بر اساس فوریت ها و الویت ها شکل گرفته که این فوریت ها از مبارزه کردن برای زنده بودن ، مبارزه برای بدست آوردن و یا محافظت از منطقه های جغرافیایی و قابل سکونت. در ادامه این مطلب به بررسی فوریت ها و الویت های شخصی و سازمانی پرداخته ایم.با ما در مرکز دوره های مدیریتی و مهارتی همراه باشید

اهمیت اولویت بندی کارها در مدیریت زمان

برای این‌که انجام منظم فعالیت‌های کم‌فایده را با استفاده‌ی بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف مهم اشتباه نگیریم، معمولاً بر این نکته تأکید می‌کنند که Task Management (مدیریت وظایف) بخش مهمی از Time Management (مدیریت زمان) است و کسی می‌تواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد.

اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)

ماتریس آیزنهاور ابزار دیگری برای اولویت بندی کارها است که در آن به تفکیک ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک توجه شده است.

علاوه بر عنوان ماتریس آیزنهاور، گاهی نام‌های ماتریس استیون کاوی و هم‌چنین ماتریس اهمیت و فوریت نیز برای آن به‌کار می‌رود. چون طرح این ابزار توسط استیون کاوی در کتاب هفت عادت، نقش مهمی در رواج یافتن آن داشته است.

نکاتی که باید برای بکارگیری ماتریس اولویت بندی انجام کارها در نظر بگیرید

اجازه بدهید چند نکته کاربردی و ساده را که برای اولویت بندی کارها، مؤثر هستند به شما یادآوری کنیم:

1. هنگامی که یک کار را شروع می­‌کنید، تا قبل از تمام شدن آن، سراغ کار بعدی نروید.

2. شاید شما هم این عبارت را بارها شنیده باشید: “قورباغه‌­ات را قورت بده” بهتر است ابتدا سخت­ ترین کارها را انجام دهید و سپس به سراغ کارهای آسان­‌تر و دلنشین­‌تر بروید.

البته این موضوع تا حدی به روحیات شما هم بستگی دارد. در کل سعی کنید به شکلی برنامه ­ریزی کنید که تا انتهای زمان مقرر شده انرژی کافی داشته باشید.

3. بسیاری از افراد اولویت بندی کارها را تنها در ذهنشان انجام می­‌دهند. اما حقیقت این است که نوشتن باعث منظم‌­تر شدن ذهن شما خواهد شد. و از طرفی، هنگامی که یکی یکی روی کارها خط می‌­زنید، باعث ایجاد انگیزه بیشتر می‌شود و شوق بیشتری برای ادامه مسیر پیدا می‌کنید.

4. ماتریس آیزنهاور را می‌­توانید با دسته­ بندی اهمیت-امکان­‌پذیری، بازده مالی-نفر یا زمان مورد نیاز و … نیز به کار ببرید. در واقع می‌­توانید آن را شخصی­  سازی کنید.

حال ما باید عمیق تر به فوریت ها نگاه کنیم.

فوریت ها یعنی چی؟

فوریت ها اتفاقات حال و آینده هستند که تاثیر زیادی به زندگی شخصی و سازمانی ما دارند و این اتفاق ها میتواند به رشد و کیفیت ما کمک کند یا ما را در دام خود مدتی نگه دارد.

یک نکته خیلی مهم برای فوریت ها این است که فوریت ها به هیج عنوان مارا نابود نمیکند بلکه ما رو قویتر و ارزشمندتر میکند ولی پدید آورنده مشکلات می باشد.

مثل یک تصادف یا مریض شدن یا کرونا و یا تورم و گرانی و یا یک قرارداد با بار مسئولیتی بالا تمامی این موارد در قالب فوریت های زندگی انسان می باشد و اگر آمادگی لازم جهت رهبری فوریت ها نداشته باشیم دچار بحران های بزرگی خواهیم شد.

ما با فوریت ها باید به شکل یک فرصت مدیریت شده رفتار کنیم ولی چگونه میتوان با این اتفاق های غیر قابل پیش بینی برخورد مناسب داشت و یا به گونه ای این اتفاقات را مدیریت و رهبری کرد.

تنها موضوعی که میتواند به ما کمک کند برنامه ریزی و یا لیست کردن تمامی این اتفاقات می باشد که با تحلیل درست شخصیتی و یا سازمانی میتوان به این موضوع دست پیدا کرد.

مثال میزنم :

اگر شما وارد یک فعالیت بشوید که این فعالیت خدماتش در راستای سیستم و یا سازمان های دولتی ست و شما برای اینکه با این سازمان ها سال های سال فعالیت کنید نیاز به یک سری موارد دارید :

پیش بینی میکنید که:

من باید یک شرکت ثبت شده داشته باشم .

من باید یک تیم اجرایی داشته باشم .

نیاز به مدرک تحصیلی و یک رزومه قوی ارزشمند دارم .

نیاز به یک دفتر کاری  دارم.

و……….

تمامی موارد بالا در قالب فوریت می باشد و اگر سازمان ها و یا سیستمی به شما پیشنهاد همکاری بدهد شما باید در کمترین زمان همه این موارد را تهیه کنید.

یا قبل از هر چیزی این موارد در فوریت های اولیه فعالیت شما قراردارند و شما برای این موضوع برنامه ریزی کرده اید پس به راحتی به شما کمک میکنند تا رشد کنید.

شما باید برای فوریت ها و پیشگری یا آمادگی لازم برای فوریت ها آموزش و اندیشه لازم را داشته باشید و موضوع دوم الویت هاست که نیاز به برنامه مدون و تمام عیار دارد که با کنترل کامل فوریت ها مدیریت بر الویت های زندگی شخصی و سازمانی هم برای شما راحتتر می شود.

حال اگر پادگست را گوش نکرده اید برای یک آموزش مختصر مفید پادکست را چند بار گوش کنید.