13 گام برای بهبود عملکرد کارکنان

به نظر شما چگونه یک رهبر یا مدیر می‌تواند در عین صرفه‌جویی در وقت ، میزان عملکرد کارکنانش را تا حد زیادی بهتر کند ؟

استخدام نیروی با استعداد، نخستین قدم در جهت بهبود عملکرد کارکنان و سازمان است. کار اصلی شما به عنوان یک رهبر، زمانی آغاز می‌شود که بتوانید عملکردهای خوب آن‌ها را در طول زمان حفظ کنید. آن زمان است که شما در مسیر موفقیت بلندمدت شرکت قدم برمی‌دارید. شما همچنین این وظیفه مهم را بر عهده دارید که به شکلی هدفمند استراتژی‌هایی را در جهت بهبود عملکرد سازمان به کار ببرید که به پیشرفت کلی تیم کمک ‌می‌کند.

چرا بهبود عملکرد کارکنان مهم است؟

مهم‌ترین عامل رسیدن یک سازمان به اهدافش را می‌توان میزان عملکرد کارکنانش دانست. به عبارتی می‌توان گفت کارکنانی که به شکل سازنده‌ای در سازمان فعالیت می‌کنند، گران ترین دارایی آن سازمان به شمار می‌آیند.

آن زمان که کارکنانی متعهد، با انگیزه و خلاقی داشته باشید، می‌توانید با خیالی راحت به تمام اهدافی که برای سازمانتان تعیین کرده‌اید برسید. این موضوع نه‌تنها می‌تواند به مسیر حرکت درست شرکت در جهت اهدافش کمک کند، بلکه میزان رضایت کارکنان و مدت‌زمان فعالیت آن‌ها را در درون سازمان را نیز افزایش می‌دهد.

13 گام برای بهبود عملکرد کارکنان

هم‌ زمان با تغییراتی که در روش کار در دنیا شکل می‌گیرد، بسیاری از سازمان ها و مجموعه ها در حال ارزیابی موثرترین راهکارها برای افزایش عملکرد کارکنان خود هستند. در این حال اکثر مدیران و رهبران در تشویق کارکنان به بهبود عملکردشان با چالش‌های بسیار زیادی مواجه می‌شوند.

مقابله با چالش‌های پیش رو هم تنها بر عهده رهبران یک سازمان است. آن‌ها باید با ایجاد تغییراتی در سیستم محل کار در برابر این چالش‌ها مقاومت کنند. بازسازی فرهنگ سازمانی به شکلی که مکانیسم‌های پشتیبانی، فرصت‌های بازخورد، توسعه حرفه‌ای و موارد دیگر را شامل شود، می‌تواند به کارکنان کمک کند تا به اهدافی که برای آنها تعیین کرده‌اید برسند.

در ادامه این مقاله به بررسی موثرترین راهکارها برای بهبود عملکرد نیروی انسانی در سازمان ها می پردازیم. با ما در مرکز دوره های مدیریتی و مهارتی همراه باشید.

در سازمان نماینده داشته باشید

این روش شاید خیلی ساده به نظر برسد، اما عملی کردن آن اغلب بسیار دشوار است. سازمان شما در واقع مانند فرزند شماست و قطعاً می‌خواهید با هر چیزی که به آن مربوط می‌شود ارتباط مستقیم داشته باشید. درست است که چنین ایده ای مشکلی ندارد ، اما این که بخواهید به همه‌ی جزییات سازمان شخصاً رسیدگی کنید، باعث هدر رفت وقت شما می شود.

مسئولیت‌ها را به کارکنان شایسته‌ی خود واگذار کنید و اطمینان داشته باشید که وظایفشان را درست انجام می‌دهند. این کار باعث می‌شود که کارکنانتان فرصت پیدا کنند که تجربه و مهارت رهبری را کسب کنند و این ایده درنهایت باعث بهبود عملکرد کارکنان و به سود سازمان شما خواهد بود. شما آن‌ها را به دلایلی استخدام کرده‌اید، پس به آن‌ها فرصت بدهید خودشان را به شما ثابت کنند.

اهداف مشخص و متمرکز داشته باشید

شاید بهترین راه دریافت بهترین عملکرد از کارکنان، اعلام انتظارات شفاف، دقیق و مثبت است. کارکنان باید دقیقا بدانند چه انتظاری از آن‌ها دارید، معیار عملکردشان چیست، مهلت اتمام کار چه زمانی است و عملکرد عالی بر چه اساسی ارزیابی می‌شود.

اگر از افراد انتظار نتایج کلیدی شفافی نداشته باشید و ندانند چه کاری را با چه معیارهایی انجام دهند، عملکردشان ضعیف می‌شود.
اما وقتی شغل شفافی دارند و می‌توانند پیشرفتشان را به بهترین نحو ارزیابی کنند، یک منبع دائم انگیزش در اختیار دارند که آن‌ها را به جلو می‌راند.

یکی از راه‌ها این است که اطمینان پیدا کنید که اهدافتان خاص، قابل دستیابی، قابل اندازه‌گیری، واقع‌گرایانه و دارای زمان بندی هستند. پس قبل از این که وظیفه‌ای را به یکی از کارکنان محول کنید حتماً اطمینان پیدا کنید و از خود بپرسید که آیا آن وظیفه این مشخصات را دارد و آن کارمند هم برای انجام این کار مناسب هست یا نه ؟ اگر پاسخ نه بود، ببینید چطور می‌توانید کاری کنید که کارکنان متمرکز و کارآمد بمانند که نهایتاً بتوانید بهبود عملکرد کارکنان را تحقق بخشید.

کارکنان را آموزش دهید

کاهش برنامه‌های آموزشی یا ادغام کردن آموزش‌ها با یکدیگر می‌تواند در زمان و هزینه‌ی سازمان صرفه‌جویی کند اما در آخر، نتیجه‌ی معکوس دارد. این که از کارکنان انتظار داشته باشید که حین کار، کارشان را یاد بگیرند واقعاً اشتباه است.

پس به جای این که از او انتظار داشته باشید بدون هیچ گونه تجربه و راهنمایی کارش را بر اساس آزمون و خطا پیش ببرد، مقداری بیشتر زمان بگذارید و مهارت‌های مورد نیاز کارش را به او آموزش دهید. به این ترتیب، توانایی‌های فرد با کارش متناسب خواهد شد و بعد از آن لازم نیست برای پاسخ دادن به سوالات ساده یا اشتباهات اولیه، زمان را هدر دهید.

روند یادگیری یک فرایند مداوم است. اما شما لازم نیست برنامه فشرده‌ای برای آموزش و ارتقای مهارت‌های کارمندان خود در نظر بگیرید. همین که یک تجربه یادگیری مستمر را در برنامه خود بگنجانید و با انتشار محتواهای آموزشی جدید و به‌روز اطلاعات آن‌ها را افزایش دهید، برای رشد آن‌ها کافی است.

بعد از این که کارکنان آموزش‌های اصلی و اولیه را گذراندند، از آن ها بخواهید در برنامه‌ی پیشرفت کارکنان شرکت کنند و توانایی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز یک نیرو حرفه‌ای را بیاموزد؛ این موضوع در طولانی مدت برای شرکت شما بسیار مفید خواهد بود.

چند راه برای حمایت از رشد و ترقی کارکنان وجود دارد:

• سمینارها
• کوچینگ و هدایت فردی
• کارگاه ها و دوره‌های آموزشی
• مربیگری معکوس یا در سایه قرار گرفتن
• یا حتی صرفاً افزایش مسئولیت‌های فردی

فراهم کردن چنین فرصت‌هایی به کارکنان شانس فراگیری تجربیات بیش‌تر و مهارت‌های بالاتر را می‌دهد تا بتوانند راندمان و بهره‌وری خود را بهبود ببخشند.

بین تجربیات و وظایف تناسب برقرار کنید

آشنایی با مهارت‌‌ها و سبک‌های رفتاری کارکنان برای به افزایش بهره وری کارکنان امری بسیار ضروری است. برای مثال، یک فرد برونگرا و خلاق که می‌تواند تفکری خلاقانه و خارج از چارچوب داشته باشد، فرد مناسبی برای ارائه‌ی ایده‌ها به مراجعین است. با این حال، اگر وظایفی با جزییات خیلی زیاد و قوانین فشرده به آن‌ها محول کنید ممکن است دچار مشکل و تعارض شوند.

این که از کارکنان بخواهید در هر کاری بهترین باشند، موثر نیست، در عوض، قبل از این که به آن‌ها پست یا وظیفه‌ای را محول کنید، اول از خودتان بپرسید: آیا این فرد مناسب‌ترین شخص برای انجام این کار است؟ اگر نه، فرد دیگری را پیدا کنید که مهارت‌ها و استعدادهایش متناسب با نیاز شما باشد.

ارتباطات هدفمند ایجاد کنید

ارتباط ناکارآمد با کارکنان می‌تواند باعث بی‌انگیزگی و سردرگمی بیشتر آن‌ها و بی‌تفاوتی نسبت به وظایفشان شود، بنابراین برای جلوگیری از چنین اتفاقاتی به‌عنوان یک رهبر باید بتوانید با کارکنان خود ارتباط موثر و مفید برقرار کنید. به شکلی که آن‌ها بتوانند وظایف شغلی و اهداف کلی سازمان را به‌خوبی درک کنند.

شرح شفاف وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها، مهم‌ترین اقدام برای ایجاد یک ارتباط موثر با کارکنان است.

وظایف اضافی بر عهده‌ی کارکنانتان نگذارید

تا جایی که می‌توانید، وقتی یکی از کارکنان وظیفه‌ی بزرگی برعهده دارد و روی آن متمرکز است، کارهای کوچک و غیر لازم را به او نسپارید. برای بهبود عملکرد کارکنان نگاهی به روتین تیم بندازید و ببینید آیا چیزی هست که با حذف آن، کارکنان وقت بیش‌تری جهت تمرکز روی وظایف داشته باشند یا نه.

برای مثال، اگر کارکنان وظیفه دارند که گزارش روزانه برای سوپروایزر ارسال کنند ، اما او معمولاً زمانی برای خواندن این گزارش‌ها ندارد، حداقل سخت گیری های گزارش‌نویسی را بردارید. این که کارکنان صرفاً بخواهند کاری را فرمالیته و فقط برای رعایت تشریفات انجام دهند باعث می‌شود زمان مفیدشان را که می‌توانستند صرف هدف مهم تری برای شرکت کنند، در این را‌ه‌ها هدر دهند.

دلایل عملکردهای ضعیف را بشناسید و برطرف کنید

اگر کارکنان شما آن‌طور که انتظار دارید عملکرد خوبی از خود نشان نمی‌دهند، اولین اقدامی که باید بکنید این است که دلیل آن را بررسی کنید. شاید شخص مناسبی را برای آن شغل در نظر نگرفته‌اید، یا اینکه آن شخص نیاز به آموزش و تخصص بیشتری داشته باشد.

با اطلاع از دلیل افت عملکرد کارکنان می‌توانید اقدامات لازم برای رفع مشکل را به موقع انجام دهید. بررسی منظم میزان پیشرفت آن‌ها و انجام نظرسنجی‌های مداوم از آن‌ها می‌تواند یکی از موثرترین راهکارهای بهبود عملکرد کارکنان به شمار بیاید. یکی دیگر از بهترین روش‌ها برای شناسایی عملکرد کارکنان، انجام روش‌های ارزیابی عملکرد و سنجش عملکردی است.

اگر برایتان این سوال پیش‌آمده که سنجش عملکردی چیست، باید گفت این کار جزو فعالیت‌های منظمی است که هر شرکتی با کمک بخش منابع انسانی باید آن را انجام دهد. با کمک آن می‌توانید حدود توانایی هرکسی را باتوجه‌ به وظایف او تخمین بزنید و با سنجش ویژگی‌های او بهترین جایگاه شغلی را برای او در نظر بگیرید یا مسیر پیشرفت شغلی او را ساده و هموارتر کنید.

انتظاراتی که دارید را مدیریت کنید

در زمان تعیین اهداف و وظایف برای تیم خود باید بتوانید انتظارات خود را مدیریت کنید و با یک دیدگاه واقع‌بینانه به هرشخص نگاه کنید. به این نکته دقت کنید که هیچ‌ موقع فشار زیاد روی اعضای تیم خود وارد نکنید، سخاوتمندانه رفتار کنید و به آن‌ها وقت کافی برای انجام وظایفشان بدهید.

از تکنولوژی‌ها برای انجام کارها استفاده کنید

سرمایه‌گذاری روی تکنولوژی‌های مفید و کارآمد می‌تواند به طرز چشمگیری در بهبود عملکرد سازمان شما تاثیر بگذارد. وسایل ارتباطی پیشرفته یا نرم‌افزارهای آنلاین می‌توانند باعث ساده‌سازی کارها و سرعت بخشیدن به فرایند کار و در نتیجه به افزایش کیفیت کارها کمک کنند.

به‌عنوان‌مثال، به‌جای استفاده وقت گیر از کاغذ، می‌توانید از فناوری‌های جدید برای ارسال و ذخیره‌سازی اسناد خود استفاده کنید.تکنولوژی‌ آنلاینی مثل گوگل درایو می‌تواند به شما کمک زیادی کند.

برنامه کاری انعطاف‌پذیر باشید

ایجاد برنامه کاری انعطاف‌پذیر یا انتخاب روزهایی از ماه برای دورکاری می‌تواند به کارکنان کمک کند که مفید تر و سازنده‌تر عمل کند و حس اعتماد و رضایت بیشتری به کارشان داشته باشند. بسیاری از مدیران به‌اشتباه تصور می‌کنند دورکاری می‌تواند میزان بهره‌وری کارکنان را کاهش دهد. وقتی کارکنان مجبور نباشند وقت و انرژی‌شان صرف رفت‌وآمد کنند، می‌توانند با میزان انرژی بیشتری در کارها مشارکت داشته باشند. تحقیقات نشان داده است کارکنانی که در خانه کار می‌کنند، ۱۳ درصد بیش‌تر از کارکنان درون اداره کارایی دارند. پس این که به کارمندتان اجازه دهید از خانه برای شما کار کند، می‌تواند سبب حفظ زمان‌هایی شود که در غیر این صورت، به طور کامل تلف می‌شد.

برای مثال فرض کنید یکی از کارکنان بیمار است یا می‌ترسد بیماری اش به شخص دیگری انتقال یابد ، اگر به این فرد اجازه دهید از خانه کار کند، بسیار کارآمدتر خواهد بود تا این که با بیماری سر کار بیاید و نتواند با بقیه همکاری لازم را داشته باشد. یا این که اگر یکی از کارکنان برای انجام کاری نیاز به 2 تا 3 ساعت زمان دارد، می‌توانید یک روز کامل به او مرخصی بدهید. در این صورت او همه‌ی زمان باقیمانده‌اش را به خوبی صرف کار شما در خانه می‌کند.

فضای کاری مثبتی بسازید

ایجاد یک محیط کاری مثبت باعث می شود پتانسیل اعضای تیم شما را به حداکثر برساند. اول‌ از همه، کارکنان خود را تشویق کنید که تعادل بین کار و زندگی را رعایت کنند. در قدم های بعدی گزینه‌های دورکاری را برای همه امکان‌پذیر کنید.

برای جلوگیری از فرسودگی کارکنان خود، آن‌ها را تشویق کنید که به طور منظم استراحت کنند. اگر حس می‌کنید کارکنان استرس دارند، با آن‌ها صحبت کنید و دلیل آن را جویا شوید.

به کارکنان انگیزه بدهید و آن‌ها را تشویق کنید

یکی از بهترین راه‌های تشویق کارکنان به کارآمدی و موثر بودن، این است که کاری کنید واقعاً بخواهند موثر باشند. وقتی از یکی از کارکنان به خاطر خدمات و تکمیل وظایفش قدردانی کنید، او هم قدردان شما خواهد بود و تشویق می‌شود تا به کارش به بهترین شکل ادامه دهد تا حداکثر بهره وری را داشته باشد.

وقتی در مورد پاداش مناسب کارکنان فکر می‌کنید، حتماً نیازها و ترجیحات آن ها را هم به حساب بیاورید. برای مثال، ممکن است یکی از کارکنان دوست داشته باشد در جمع از او قدردانی کنید، ولی فدر دیگر ترجیح دهد خصوصی از او قدردانی شود. رضایت شغلی کارکنان می‌تواند در بهبود عملکرد آنها تاثیر بسیار زیادی داشته باشد.

به کارکنان بازخورد بدهید

اگر کارکنان ندانند که در ابتدا ناکارآمد بوده اند، جای هیچ امیدواری برای افزایش بهره وری آن ها نخواهد بود. به همین دلیل است که مرور و بررسی راندمان‌ها بسیار مهم است. راندمان کارکنان را بسنجید، و ملاقات‌های شخصی با هر یک ترتیب دهید، به او بگویید که چقدر پیشرفت داشته و در چه زمینه‌هایی نیاز است که بیش‌تر تلاش کند.

موضوع بهبود عملکرد کارکنان فقط به این معنی نیست که آن‌ها چطور باید بهتر کار کنند. به هر حال بعضی چیزها هم مسئولیت شماست. پس بعد از این که در مورد راندمان فردی کارکنان با او صحبت کردید، از او بخواهید بگوید شما چه کاری می‌توانید برای بهبود و پیشرفت او انجام دهید. شاید او دوست داشته باشد در انجام کار خاصی از راهنمایی شما استفاده کند یا این که به فضای خلاقانه‌ی بیش‌تری احتیاج داشته باشد. درخواست بازخورد گرفتن از کارکنان نه تنها باعث می‌شود به سرعت بتوانید به بهبود و پیشرفت وضعیت کارکنان کمک کنید، بلکه باعث می‌شود ارتباطات در طول زمان برای ادامه‌ی پیشرفت همچنان برقرار باشد.

آینده‌نگر باشید

چیزهایی که ممکن است امروز برایتان خیلی بی‌اهمیت و باعث هدر دادن وقت به نظر بیایند، ممکن است در دراز مدت واقعاً به سود شما تمام شوند. بنابراین قبل از رد کردن چیزی، به این فکر کنید که این موضوع چه منفعتی برای شرکت شما و بهبود عملکرد کارکنان می‌تواند داشته باشد.

کلام آخر

بهبود عملکرد کارکنان همیشه برای هر سازمانی بسیار مهم است. فراموش نکنید برای اینکه به اهداف سازمانی خود برسید، اول‌ از همه باید روی اعضای تیمتان سرمایه‌گذاری کنید و آن‌ها را باارزش‌ترین سرمایه خود بدانید.

این درست است که روش‌های بهبود عملکرد کارکنان نیاز به زمان و انرژی دارد. اما شک نکنید که ارزشش را دارد. ما در این مقاله موثرترین راهکارهای بهبود عملکرد کارمندان را به شما معرفی کردیم. اگر شما راهکار دیگری را میشناسید در قسمت کامنت ها برای ما به اشتراک بگذارید.