نحوه استخدام و اخراج کارکنان

یک سوال یا واقعیت تکان دهنده: بیش از ۷۰ درصد کسب‌ و کارها به دلیل انتخاب نادرست نیرو دچار ضرر مالی می‌شوند و یک اخراج اشتباه می‌تواند چند برابر هزینه به شرکت تحمیل کند. حالا پرسش اصلی این است: چطور می‌توان با آگاهی از بهترین نحوه استخدام و اخراج کارکنان، هم در جذب نیرو درست عمل کرد و هم فرایند قطع همکاری را حرفه‌ای و انسانی پیش برد؟

آیا نمونه‌ای برای اعلام قطع همکاری آماده کرده‌اید؟ اغلب مدیران وقتی به آن نیاز پیدا می‌کنند، متوجه می‌ شوند که نمونهٔ مناسب در دسترسشان قرار ندارد.
این سؤال‌ ها به‌ خوبی نشان می‌ دهند که چرا مدیران باید در مدیریت استخدام و اخراج، دقت زیادی به خرج دهند و آموزش تخصصی ببینند.

اهمیت استخدام حرفه‌ای

جذب نیروی انسانی، نخستین گام مهم در مدیریت منابع انسانی است.
در بسیاری از سازمان‌ ها، شرح وظایف شغلی به اندازه کافی دقیق نوشته نمی‌شود و معیار های انتخاب هم روشن نیست.
وقتی این جزئیات مشخص نباشد، احتمال استخدام نادرست بالا می‌رود و در نهایت ممکن است نیاز به اخراج کارکنان به وجود آید.

برای جلوگیری از چنین وضعیت‌هایی، توصیه می‌شود که مراحل زیر به‌طور منظم دنبال شود:

1. تعریف دقیق نیاز شغلی: مهارت‌ ها و مسئولیت‌ ها باید مکتوب شود.

2. نسخه فعال و روان: پرسش‌های استاندارد طراحی کنید تا بتوانید نامزدها را به‌صورت عادلانه مقایسه کنید.

3. بررسی سوابق: سوابق شغلی و تحصیلی باید توسط منابع معتبر تأیید گردد.
4. قرارداد مکتوب: پس از انتخاب، قرارداد کاری باید امضا و ثبت گردد.

وقتی این مراحل رعایت شوند، سازمان می‌تواند احتمال بروز اختلاف و تبعات ناشی از اخراج کارکنان را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.

اخراج کارکنان؛ واقعیتی اجتناب‌ناپذیر

با وجود بهترین روش‌های استخدام، گاهی نیاز به پایان همکاری به دلایل گوناگون ایجاد می‌شود.
کاهش بود جه، عملکرد ضعیف یا تغییر استراتژی سازمان، از دلایل رایج به شمار می‌رود..

اخراج کارمند بدون قرارداد

اخراج کارکنان بدون قرارداد رسمی یکی از پر ریسک‌ترین اقدامات محسوب می‌شود.
وقتی قرارداد مکتوب وجود نداشته باشد، کارفرما باید دلیل اخراج را اثبات کند.
در چنین شرایطی، شکایات حقوقی سریعاً مطرح می‌شوند و سازمان مجبور می‌شود هزینه‌ های سنگینی بپردازد به همین دلیل، توصیه می‌شود که حتی در مشاغل کوتاه مدت، قرارداد مکتوب تهیه و امضا گردد..
در غیر این صورت، تبعات اخراج کارکن می‌تواند شامل جریمه‌ های قانونی، پرداخت غرامت و آسیب جدی به اعتبار شرکت باشد.

متن نامه اعلام قطع همکاری

مدیر پس از تصمیم‌گیری، متن رسمی اعلام پایان همکاری را مستقیماً به کارمند تحویل می‌دهد.

این نامه می‌تواند به شکل زیر ساختاربندی گردد:

• تاریخ و مشخصات فردی: نام کامل، سمت شغلی و تاریخ صدور ذکر گردد.
• بیان تصمیم: مدیر باید به کارمند اعلام کند که همکاری از تاریخ مشخص به پایان رسیده است.
• دلایل کلی: بدون ورود به جزئیات حساس، دلایل کلی مانند تغییر ساختار یا ارزیابی عملکرد ضعیف نوشته شود.
• تسویه حساب: مدیر باید به کارمند توضیح دهد که پرداخت‌های نهایی، مزایا و گواهی اشتغال چگونه و چه زمانی ارائه خواهند شد.

با وجود تفاوت‌ های قانونی در مناطق مختلف، رعایت این چهار بخش باعث می‌شود که فرایند قطع همکاری حرفه‌ ای و مستند انجام گیرد.

ظرافت‌های انسانی در لحظه اخراج

حتی زمانی که همهٔ مراحل قانونی رعایت شده است، نحوهٔ گفت‌ و گو با کارمند نقش بزرگی در حفظ روحیهٔ تیم ایفا می‌کند.
در بسیاری از شرکت‌ های موفق، جلسهٔ اعلام تصمیم در محیطی خصوصی برگزار می‌شود تا کرامت فردی حفظ گردد.
جملات با احترام انتخاب می‌شود و فرصت برای طرح پرسش در اختیار کارمند قرار داده می‌شود.علاوه بر آن، پیشنهاد هایی مانند انتقال به واحد دیگر، ارائهٔ توصیه‌ نامه یا کمک در جست و جوی شغل جدید، می‌تواند استرس فرایند را کاهش دهد.
این اقدامات باعث می‌شود که شهرت سازمان حفظ گردد و حتی کارکنان باقی‌مانده، احساس امنیت بیشتری داشته باشند.

بهترین نحوه استخدام و اخراج کارکنان: یک نگاه سیستمی

وقتی استخدام و اخراج  کارکنان به‌ عنوان دو نقطهٔ یک چرخه دیده شود، مدیریت منابع انسانی به سطحی بالاتر ارتقا می‌یابد.
در این نگاه، استخدام تنها برای پر کردن یک جای خالی انجام نمی‌شود؛ بلکه بخشی از برنامهٔ توسعهٔ بلند مدت سازمان محسوب می‌گردد.
همچنین اخراج به‌ عنوان شکست مدیریت تلقی نمی‌شود، بلکه به‌عنوان اقدامی ضروری برای حفظ سلامت سازمان شناخته می‌شود.

بهترین نحوه استخدام و اخراج کارکنان شامل مراحل زیر است:

1. مستند سازی دقیق: همهٔ مراحل از آگهی تا پایان همکاری ثبت می‌شود.
2. آموزش مدیران: مهارت‌های مصاحبه، ارزیابی و برگزاری جلسات قطع همکاری آموزش داده می‌شود.
3. رعایت قوانین کار: آخرین تغییرات حقوقی دنبال می‌شود.
4. حفظ شأن انسانی: ارتباط محترمانه در تمام مراحل تضمین می‌گردد.

تقویت فرهنگ سازمانی؛ نگاهی جامع

تاثیر مدیر عامل بر نیروی انسانی و سازمانی پایه‌ ی ماندگاری و رشد هر کسب‌ و کار است . وقتی ارزش‌ ها و اهداف به‌ روشنی تعریف شوند و رفتار مدیران با این اصول همخوان باشد، حس تعلق در میان کارکنان افزایش می‌یابد.
نتیجه‌ی چنین رویکردی، انگیزه‌ی بیشتر، خلاقیت بالاتر و همکاری مؤثرتر میان اعضای تیم است.برای تقویت این فرهنگ، ارتباط شفاف و بازخورد منظم نقش کلیدی دارد.سازمان باید ارزش‌هایی مانند یادگیری مداوم، قدردانی از عملکرد و حمایت از ایده‌های نو را در عمل نشان دهد، نه فقط در بیانیه‌های رسمی.

زمانی که کارکنان ببینند تعهد سازمان به این اصول واقعی است، اعتماد شکل می‌گیرد و سازمان در مسیر رشد پایدار حرکت می‌کند.

یادگیری عمیق‌تر در دوره مدیر عامل حرفه ای

تمام مفاهیمی که در این مقاله مطرح شدند از طراحی فرآیند استخدام گرفته تا مدیریت محترمانه اخراج در یک دورهٔ جامع به دانشجویان آموزش داده می‌شوند.
در دوره مدیرعامل حرفه‌ای ، مدرس مهارت‌ های زیر را به‌صورت سیستماتیک آموزش می‌دهد:

• تحلیل نیازهای سازمان و طراحی ساختار منابع انسانی
• تکنیک‌های پیشرفته مصاحبه و ارزیابی عملکرد
• قوانین کار و مدیریت حقوقی روابط استخدامی
• استراتژی‌های نگهداشت و انگیزش کارکنان

با شرکت در این دوره، مدیران و کارآفرینان قادر خواهند بود فرآیندهای جذب و قطع همکاری را با اعتماد کامل اجرا کنند.
ثبت‌نام در این برنامه باعث خواهد شد که توانایی تصمیم‌گیری در موقعیت‌های حساس تقویت گردد و تبعات اخراج کارکن به حداقل برسد.

در آخر

مدیریت استخدام و اخراج کارکنان نه‌ تنها یک ضرورت حقوقی بلکه یک مهارت کلیدی مدیریتی محسوب می‌شود.
وقتی قراردادها دقیق نوشته شود، اخراج کارکن بدون قرارداد رخ نخواهد داد و تبعات اخراج کارکن به حداقل خواهد رسید.
اگر متن نامه اعلام قطع همکاری از پیش آماده شود، مدیران می‌توانند فرایند را با احترام بیشتری اجرا کنند.

برای دستیابی به این سطح از آمادگی، آموزش مستمر توصیه می‌شود.
دورهٔ مدیر عامل حرفه ای فرصت ایده‌ آلی فراهم می‌کند تا دانش حقوقی، مهارت‌های ارتباطی و استراتژی‌ های منابع انسانی به‌ طور کامل فراگرفته شود.
با این دانش، بهترین نحوه استخدام و اخراج کارکنان در عمل پیاده خواهد شد و سازمان در مسیر رشد پایدار قرار خواهد گرفت.

پیشنهاد های ویژه ما برای مدیران عامل و مدیران منابع انسانی که میتواند بخشی از معضلات نیروی انسانی را حل کند نیچ کورس های زیر میباشد