مدیریت دانش
مدیریت دانش
مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی (Knowledge Management) یا به اختصار KM، فرآیند آگاهانه تعریف، حفظ و اشتراک دانش و تجربه افراد در یک جامعه یا سازمان است. با ما در مرکز دوره های مدیریتی و مهارتی همراه باشید .
برخی از کارشناسان از جمله پیتر دراکر می‌گویند که «مدیریت دانش اصطلاح بدی است! زیرا دانش نمی‌تواند مدیریت شود. شما باید شرایطی را برای تولید و استفاده از دانش ایجاد کنید که به معنای یادگیری است.» این مقوله شامل چرخه‌ای از ایجاد، ساختار بندی، به اشتراک گذاری، و ارزیابی دانش است.
به طور کلی، اجزای اصلی مدیریت دانش عبارتند از:
- جمع‌آوری دانش
- ذخیره دانش
- به اشتراک گذاشتن دانش
هنگامی که به مدیریت دانش فکر می‌کنید، در نظر گرفتن انواع دانش و به اشتراک گذاشتن آن در یک سازمان تا چه اندازه امکان‌پذیر است؟
درحقیقت، دانش ضمنی (پنهان) و دانش صریح (آشکار) دو نوع اصلی دانش هستند که در این حوزه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- دانش ضمنی (پنهان) در راستای تجربه‌ها، مهارت‌ها و دانایی‌های شخصی در جامعه پدیدار می‌شود. و دانش ضمنی راحتی قابل بیان صریح و به اشتراک گذاری نیست.
- دانش صریح (آشکار) در راستای رسانه‌هایی مانند دانشنامه‌ها، کتاب‌های علمی و درسی و موارد دیگر نگاشته و ذخیره می‌شود. دانش صریح قابل بیان است و به آسانی در اختیار افراد قرار می‌گیرد.
تاریخچه مدیریت دانش
نظریه‌ای واحد و فراگیر دربارۀ منشأ مدیریت دانش وجود ندارد! شاید به این دلیل که عملکردهای مرتبط با مدیریت دانایی ریشه در انواع رشته‌ها و حوزه‌ها دارد. تعدادی از نظریه پردازان برجسته مانند پیتر دراکر، پاول استراسمان و پیتر سنگه در ایالات متحده، در تکامل مدیریت اندوخته‌های علمی نقش داشته‌اند.
کار اورت راجرز در دانشگاه استنفورد در زمینه گسترش نوآوری و تحقیقات، توماس آلن در داشنگاه MIT در انتقال اطلاعات و فنآوری که هر دو مربوط به اواخر دهه 1970 هستند، به درک ما از نحوه تولید، استفاده و انتشار دانش در سازمان‌ها کمک کرده‌اند.
دهه 1980 شاهد توسعه سیستم‌هایی مبتنی بر دانش بودیم که متکی به فعالیت‌هایی بود که در هوش مصنوعی انجام شده بود. همۀ این کارها در مفاهیمی مانند «کسب دانش»،«مهندسی دانش» و «سیستم‌های دانش بنیان» ارائه شده بودند. در همین دهه بود که عبارت «مدیریت دانش» به طور جدی وارد فرهنگ لغت شد.
برای ایجاد یک پایگاه فنآوری برای مدیریت دانایی، کنسرسیومی از شرکت‌های آمریکایی، ابتکار عمل برای نظارت بر دارایی‌های اطلاعات علمی را در سال 1989 در دست گرفتند. تا سال 1990، تعدادی از شرکت‌های مشاوره مدیریت آمریکایی، اروپایی و ژاپنی، برنامه‌های مدیریت اندوخته‌های علمی خود را راه‌اندازی کردند.
اواسط دهه 1990، بخش عمده‌ای از اینترنت به ابتکارات مدیریت دانایی اختصاص یافته بود. شبکه بین‌المللی مدیریت دانش (IKMN)، در اروپا و در سال 1989 راه‌اندازی شد. سپس در 1996، انجمن مدیریت دانش اروپا راه‌اندازی شد تا دنیای عظیم دانش وارد مرحله جدیدی از توسعه شود.
هدف از مدیریت دانش
هدف اصلی مدیریت دانش، بهبود کارآیی سازمان است. غالباً منظور از این مقوله، آموزش و یادگیری سازمانی به منظور حداکثر رساندن دانش جمعی است. هدف این است که یک فرهنگ یادگیری در سازمان ایجاد شود، جایی که اشتراک دانش تشویق شود و کسانی که به دنبال یادگیری بهتر هستند، انجام این کار برایشان آسان‌تر شود.
مدیریت موفقیت آمیز علم، موقعیت سازمان را از چند جهت بهبود می‌بخشد. درحقیقت، مدیریت دانش این امکان را برای آگاهی از وضعیت حال، گشودن راه‌ها جدید برای یادگیری مؤثر، درس‌های آموخته شده و بهبود کلی سازمانی فراهم می‌کند.
مدیریت دانش در هر سیستمی به افراد سازمان کمک می‌کند تا دانش و اطلاعات تجاری خود را به اشتراک گذاشته، به آنها دسترسی پیدا کرده و اطلاعات را به روز کنند.
اهمیت مدیریت دانش
چه مزایایی از طریق مدیریت دانش برای فرد، تیم، کل سازمان، جامعه، ملت یا حتی همۀ سیاره زمین به دست آید؟ مدیریت اندوخته‌های علمی گستردگی زیادی دارد. شاید شما در حال بررسی توانایی‌های خود در حوزه دانش شخصی باشید تا به یک بازیگر مؤثر در اقتصاد جهانی یا رهبر یک سازمان دانش محور تبدیل شوید.
شاید شما مایل باشید که استراتژی‌های مربوط به حوزه دانش را برای دولت، عملیات نظامی، ریشه کنی فقر جهانی، نظارت بین‌المللی بلایا و حتی برای تغییر آب و هوای جهانی تدوین و به کار بگیرید. لیست کارهایی که می‌توان با مدیریت دانش انجام داد بی‌پایان است.
امروزه مدیریت دانایی در سراسر جهان، در تمام بخش‌های صنعت، سازمان‌های دولتی و خصوصی و مؤسسات بشردوستانه و خیریه بین المللی استفاده می‌شود. از همه مهمتر، مدیریت اندوخته‌های علمی به عنوان «عامل اصلی ایده‌های جدید» در فرآیند نوآوری، تولید،محصولات، خدمات و راه‌حل‌های ساختارشکنانه شناخته می‌شود.
هنگامی که بتوانیم ارزش و اهمیت به دست آمده از این مهم را درک کنیم، انگیزه ما برای بررسی بیشتر مدیریت دانایی بیشتر می‌شود. به طورکلی، اهمیت استفاده از مدیریت دانش نباید فقط داشتن دانش بیشتر باشد بلکه توانایی ایجاد، انتقال و استفاده از دانش با هدف دستیابی بهتر به اهداف است.
فواید مدیریت دانش
مدیریت دانش دارایی است که می‌تواند برای ایجاد ارزش برای مشتریان، پاسخگویی به تغییر در محیط، دستیابی به تعالی شرکت‌ها و ایجاد توانایی در افراد استفاده شود.
بدون دانش نمی‌توان از منابع سازمانی به درستی استفاده کرد! مدیریت مؤثر دانش مزایای زیر را به همراه دارد:
- خلاقیت و نوآوری را ارتقاء می‌بخشد.
- به تصمیم‌گیری، پیش‌بینی، طراحی، برنامه‌ریزی، تشخیص، تجزیه و تحلیل، ارزیابی و قضاوت بصری کمک می‌کند.
- نیرویی پویا است که موجب پیشرفت جامعه می‌شود زیرا جهان در حال تجربه یک انقلاب اطلاعاتی – دانشی است.
- با قابلیت مقیاس پذیری اقتصادی، هزینه تولید را کاهش می‌دهد.
- فقدان سرمایه فکری برای نهادها را کاهش می‌دهد.
- بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
- موانع ارتباطی درون سازمانی را از بین می‌برد.
- زمینه رقابت را برای افراد، سازمان‌ها و کشورها فراهم می‌کند.
مشکلات مدیریت دانش
مشکلات سازمانی مربوط به مدیریت دانایی به شرح زیر هستند:
- عدم درک کافی اهمیت مدیریت دانش و اجرای آن که چطور دانش فنی، علمی و تخصصی موجود در ذهن افراد (مثلاً پرسنل سازمانی) را جذب و ذخیره کند.
- بسیاری از شرکت‌ها با عدم فرهنگ سازمانی دانش محور در بخش‌های مختلف خود مانند منابع انسانی دست و پنجه نرم می‌کنند. آنها همچنین سیستم‌های بایگانی و مدیریت پایگاه داده نامناسبی دارند.
- انتشار ناکافی دانش بین مرکز دانش و سایر ذینفعان اصلی از جمله بخش‌های تدارکات، تولید، بازاریابی، مشتریان و موارد دیگر وجود دارد.
بنگاه‌های اقتصادی هنگامی که قادر به تشخیص این موضوع نباشند که کدام بخش از مدیریت دانش می‌تواند برایشان مؤثر باشد، آنها هیچ برنامه‌ای را برای چگونگی کار، توسعه و استفاده از دانش برای دستیابی به اهداف ندارند.
فرایند مدیریت دانش
در سازماندهی مدیریت دانش برای یک سازمان، فرآیندی وجود دارد که شامل چهار مرحله به شرح زیر است:
کشف
چگونه دانش درون سازمان کشف خواهد شد؟ در هر سازمانی، منابع مختلفی از دانش وجود دارند که باید شناسایی شوند. الزامات دانش ممکن است از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد. این تفاوت به عواملی مانند دامنه تجارت، بازار هدف، اهداف آینده و موارد دیگر بستگی دارند. مرحله کشف به درک جامعی از جریان دانشِ سازمانی کمک می‌کند.
ذخیره
دانش جدید و موجود چگونه ذخیره خواهد شد؟ هر سازمانی دارای دانش گسترده‌ای است که باید به صورت آگاهانه ذخیره و سازماندهی شود. با ایجاد سیستمی که منجر به طبقه بندی اطلاعات می‌شود، دانش به راحتی قابل دسترسی است و قابلیت استفاده و به اشتراک گذاری آن افزایش می‌یابد. این مرحله می‌تواند شامل پویش اسناد، استفاده از فراداده و فهرست‌سازی باشد.
ارزیابی
چگونه می‌توان به بهترین وجه دانش را ارزیابی کرد؟ این مرحله شامل تجزیه و تحلیل عمیق دانش جمع‌آوری شده در دو مرحله قبلی است. سازمان باید دانش را سازماندهی و ارزیابی کند تا ببیند به بهترین نحو می‌توان آن را در ساختار سازمان قرار داد یا خیر! این مرحله زمانی است که یک سازمان باید با تغییر فرهنگی به سمت تسهیم دانش و ایجاد نیروهای کاری به عنوان افرادی مبتکر را ترویج کند.
اشتراک
چگونه افراد درون سازمان به بهترین وجه می‌توانند به دانش دسترسی پیدا کنند؟ هدف از مدیریت دانش امکان دسترسی آسان به آن در داخل سازمان است. ساخت سیستمی که کارساز باشد، اولین قدم مهم خواهد بود! اما افراد باید نحوه استفاده از آن سیستم را بفهمند. اجرای برنامه‌های آموزشی می‌تواند به یادگیری سیستم‌های مدیریت دانایی کمک کند. پس از استفاده از سیستم، شرکت از افزایش کارآیی، تصمیم گیری بهتر و کارکنان مبتکرتر بهره‌مند می‌شود.
سیستم‌های مدیریت دانش
سیستم مدیریت دانایی ابزاری در حوزه فنآوری اطلاعاتی است که امکان ذخیره و بازیابی اطلاعات را فراهم می‌کند. همچنین،امکان همکاری بهتر و حل کارآمدتر مشکلات را تشویق می‌کند. بسته به نیازهای سازمان، سیستم‌های مدیریت دانش ویژگی‌هایی مختلفی دارند که اغلب شامل نمونه‌های زیر هستند:
- پایگاه داده بازخورد: همۀ افراد درگیر در یک محصول، از طراحان گرفته تا فروشندگان تا مشتریان، توانایی به اشتراک گذاشتن بازخورد خود را با سازمان دارند. همه ذینفعان قادر به دسترسی به بازخورد هستند، بنابراین می‌توانند به سرعت تغییرات اساسی را اعمال کنند.
- اسناد تحقیقاتی: در توسعه پروژه‌ها و ایده‌ها، یک شرکت، تحقیقات مربوط به بازار و مصرف کننده را انجام می‌دهد تا بفهمد چه چیزهایی لازم است. چه مکان‌هایی در بازار پُر نشده‌اند و چه روندهایی را می‌توان پیش‌بینی کرد. سپس اسناد در داخل سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند تا به همۀ بخش‌ها اجازه داده شود تا از تحقیقات انجام شده بهره‌مند شوند.
- اسناد به اشتراک گذاشته شده: این سیستم امکان همکاری و کار گروهی بیشتر، به ویژه در فواصل مختلف را فراهم می‌کند.
چارچوب مدیریت دانش
- مردم: مدیریت دانایی باید در اولویت سازمان باشد و اخلاق به اشتراک‌گذاری دانش باید در DNA شرکت اعمال شده و به آن انگیزه داده شود.
- فرآیند: برای همۀ مراحل مدیریتی باید یک سیستم مشخصی وجود داشته باشد، در عین حال فضایی نیز جهت نوآوری ارائه شود.
- فنآوری: فنآوری از مدیریت دانایی پشتیبانی می‌کند، اجازه می‌دهد تا دانش در سیستم‌های مدیریتی جستجو و پیدا شود و دسترسی به آن راحت باشد. فنآوری همچنین به مردم امکان برقراری ارتباط بهتر را می‌دهد.
- حاکمیت: حاکمیت سازمان باید اشتراک دانش را در اولویت قرار داده و به آن پاداش دهد. بدون این مرحله، ایجاد سیستم‌های مدیریتی دشوار خواهد بود!
- سازمان‌هایی که از مدیریت دانش به طور کامل استفاده می‌کنند، قادر هستند در برابر تغییر شرایط بازار به سرعت واکنش نشان دهند. در نتیجه، خدمات بهتری به مشتریان ارائه می‌دهند و نوآوری و کارآیی خود را افزایش می‌دهند.
هفت سطح مدیریت دانش
سازمان‌ها معمولاً از هفت اهرم دانش برای بهره‌برداری از دانش استفاده می‌کنند. از این میان، اصلی‌ترین آنها دانش مردم، محصولات و فرآیندها است. با این حال، هفت اهرم به شرح زیر است:
- دانش مشتری برای دانستن نیازهای ضمنی و خدمت بهتر به آنها
- دانش مردم برای درک انتظارات آنها
- داشتن دانش محصولات و خدمات برای تقویت استراتژی بازاریابی
- دانش فرآیندهای ایجاد محصولات برای بار اول
- پایگاه دادهِ حافظه سازمانی، خواندن مطالب در حالت اشتراک گذاری
- دانش روابط برای برخورد با تأمین‌کنندگان، کارمندان و سهامداران
- دارایی‌های دانش (به سرمایه فکری نیروی کار اشاره دارد)
دیدگاهتان را بنویسید