وظایف مدیران چیست؟ (5 کاری که مدیران موفق انجام میدهند)

هر شرکت و سازمانی بدون استثنا به مدیر و رهبر نیاز دارد. مدیریت از ابتدای تاریخ تا امروز همیشه همراه بشر بوده است. به همین علت توضیحات و تعریف‌های بسیاری از مدیریت و وظایف مدیران در سازمان‌‌ها ارائه شده است. اما واقعا یک مدیر و رهبر چه وظایفی دارد؟ و وظایف اصلی مدیریت کدام است؟

دانستن وظایف مدیران به یک مدیر کمک می‌کند تا بتواند با مواضع و ایده‌های درست‌تری درباره افراد، ارتباط با آن‌ها و هدایت‌شان فکر کند. همچنین شناخت این وظایف در درک موقعیت‌های متنوع یک سازمان و کنترل آن موثر است.

از نظر پیتر دراکر مدیر عامل عنصر حیاتی هر مجموعه و سازمانی است که با ترکیب و برنامه‌ریزی درست منابع ، می‌تواند به اهداف مجموعه مثل تولید محصولات و فروش عالی دست پیدا کند. بدون رهبر، سازمان توان استفاده از منابع خود را نخواهد داشت و متحمل هزینه‌های بسیار زیادی خواهد شد.

پیتر دراکر معتقد است که یک مدیر موفق برای رسیدن به این اهداف باید امور زیر را انجام دهد:

• تدوین اهداف بلندمدت و کوتاه مدت برای کارکنان
• سازماندهی وظایف، تخصیص منابع و واگذاری نقش‌های مناسب برای افراد
• تنظیم اهداف قابل سنجش و اندازه گیری و بررسی نتایج آن‌ها برای بهبود عملکرد سازمان
• ایجاد انگیزه و تعاملات در کارمندان برای افزایش مشارکت تیم‌ها و انتقال درست اطلاعات
• جذب نیروی انسانی متخصص و آموزش آن‌ها به عنوان گران ترین منابع سازمان

هرچند دراکر و دیگر صاحب نظران، نظرات زیادی درباره وظایف اصلی مدیریت بیان کرده‌اند اما در آخر اغلب کارشناسان حوزه مدیریت بر سر پنج اصل به توافق رسیده‌اند، این پنج اصل با عنوان «اصول پنج‌گانه مدیریت» شناخته می‌شود که در ادامه این مقاله به بررسی این اصول می پردازیم. با ما در مرکز دوره های مدیریتی و مهارتی همراه باشید.

اصول پنج‌گانه مدیریت (وظایف اصلی مدیریت)

برنامه ریزی

برنامه ریزی تنها وظیفه مدیر است که تمامی صاحب نظران بر آن اتفاق نظر دارند. مهم ترین اصل مدیریت برنامه ریزی است و در صورت نبود آن آسیب‌هایی جدی به سازمان‌ها وارد می‌شود. برنامه ریزی شامل پیش بینی عملیات‌های سازمان، تعیین روش‌ها و مسیرهای دستیابی و اجرای اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف اصلی سازمان است.

مدیران بدون داشتن هدف و برنامه ریزی در واقع همیشه در حال واکنش دادن به اتفاقات و مشکلات روزمره هستند، لذا به سمت و سوی مشخصی نمی‌روند. آن‌ها علیرغم اینکه همیشه مشغول و در حال کار هستند، فرصت کافی و لازم برای رسیدگی به وظایف دیگر خود ندارند. با برنامه ریزی درستو اصولی می توان به راحتی مدیریت بحران در سازمان را انجام داد و آن را به سمت اهداف و ارزش‌های مشخص هدایت و رهبری کرد.

در هر برنامه ریزی، باید یک هدف وجود داشته باشد و بدون هدف برنامه ریزی هم غیر ممکن می‌شود. لذا توصیه می شود قبل از انجام هرکاری اهداف سازمانتان را به درستی تعریف کنید.آنگاه به سمت برنامه ریزی بروید. اهمیت برنامه ریزی و هدف گذاری به اندازه‌ای اهمیت دارد که در منابع علمی به عنوان یکی از ارکان و اصول مدیریت شناخته می‌شود.

تعیین هدف‌ها یکی از مهمترین عوامل موثر در مدیریت سازمان ها است. هدف‌ها همان نتایج مورد انتظار ما از اجرای برنامه‌ها هستند که باید مشخص و قابل سنجس و اندازه گیری باشند.

اولویت بندی اهداف هم یکی از مهارت‌هایی است که هر مدیری باید آن را بیاموزد و تشخیص دهد که در این زمان چه چیزی بیشترین اولویت دارد. پس با اینکه برنامه ریزی یکی از وظایف اصلی و اصول مدیریت است، اما بدون هدف گذاری برای سازمان و شرکت امکان برنامه ریزی وجود ندارد.

مزایای برنامه ریزی در سازمان ها

• ساده‌سازی سایر وظایف مدیران
• افزایش هماهنگی و اتحاد بین اعضای مجموعه
• افزایش قدرت مقابله با چالش‌هایی که در پیش روی سازمان است.
• فراهم کردن زمان کافی برای مدیران برای تمرکز روی فعالیت‌های مهم و کلیدی که باعث رشد سازمان می‌شود.
• تعداد تصمیم‌گیری‌های ناگهانی کم‌تر می‌شود و کارکنان سازمان برای بیشتر وقایع از قبل آمادگی لازم و کافی را دارند.

سازمان‌دهی

یکی دیگر از وظایف مدیریت سازمان‌دهی است. سازمان‌دهی محیط‌ کار عاملی مهم و کلیدی در بهبود کارآمدی است و به مدیران اجازه می‌دهد که هدف از انجام وظایف را به‌روشنی برای تیم بیان کنند و از راحتی آن‌ها با محیط و وظایفشان مطمئن شوند.

هنگام سازمان‌دهی باید به موارد زیر توجه کنیم : 

تشکیل تیم و تهیه‌ی ابزارهای لازم

ممکن است برای تشکیل تیم، در صورت نیاز نیروی جدیدی را استخدام کنید یا اعضای فعلی تیم را به کار بگیرید. اعضای تیم باید اهداف شرکت را درک کنند و در صورت لزوم آموزش‌های اضافه را بگذرانند؛ به‌علاوه، مدیران باید ابزارهای موردنیاز مانند کامپیوتر یا ماشین‌ آلات سنگین را برای انجام کار اعضا تهیه و فراهم کنند.

ایجاد محیط کار مناسب

هر تیمی به محیط کاری برای انجام وظایف خود نیاز دارد. مدیران باید از اخرین وضعیت محیط کاری کارکنان خود اطلاع داشته باشند، برای مثال: مدیری که در محیط دفتری کار می‌کند، باید اطمینان پیدا کند که میز به اندازه‌ی کافی وجود دارد و همچنین ضروری است که مدیر شرکت‌های صنعتی محیط کار بی‌خطری را برای کارمندان فراهم کند.

ساختار سازمانی و مسئولیت‌ها

مدیر برای انجام درست وظایف مدیریت ، باید ساختار سازمانی واضحی را ایجاد و فراهم کند که در آن اعضای تیم ، وظایف خود را بدانند. این ساختار باید وظایفی را شامل شود که مدیران آن‌ها را به هریک از اعضا محول می‌کنند. زمانی که تیم ، ساختار و وظایف خود را درک کند، مسئولیت‌های خود را به‌درستی انجام می‌دهد و این کار باعث می شود تا کارآمدی کارکنان افزایش پیدا کند.

روش‌های برقراری ارتباط

مدیران باید استانداردهایی را برای روش‌های ارتباطی پیدا کنند، از جمله ایمیل و ارتباطات حضوری. علاوه‌ بر این، باید جلسات منظمی را برای به‌روزرسانی پیشرفت‌ها و چگونگی و شرایط انجام آن‌ها تنظیم کنند. در نهایت، باید به این نکته مهم نیز توجه داشته‌باشند که کارکنان در هنگام مواجهه با موانع، باید با چه کسی صحبت کنند و مشکلات خودشان را بیان کنند.

سازمان‌دهی مجدد هنگام مواجهه با موانع جدید

در طول انجام پروژه، به احتمال زیاد اعضای تیم با موانع و چالش هایی روبه‌رو خواهند شد. بنا بر ماهیت موانع، ممکن است لازم باشد که مدیر تغییراتی را اعمال کند تا بتواند فعالیت‌های معمول را به حالت اولیه بازگرداند. برای مثال، اگر عضوی از تیم مجبور باشد گروه را ترک کند، مدیر یا باید عضو جدیدی را به تیم اضافه کند یا وظایف او را به عضو دیگری از تیم محول کند.

مزایای سازماندهی

• ایجاد نظم و هماهنگی
• بهینه‌سازی ارتباط بین کارمندان سازمان
• تقسیم منابع به بهترین حالت ممکن بین بخش های مختلف سازمان
• سپردن هر وظیفه به افراد مشخص و جلوگیری از دوباره‌کاری در سازمان
• فراهم کردن امکان سیستم‌سازی و انجام فرایندها به صورت اتوماتیک

بکار گماردن

بکار گماردن در بین وظایف اصلی مدیریت اهمیتی بسیار حیاتی دارد.بکار گماردن یعنی استخدام و بکارگیری نیروی انسانی لایق و مناسب برای پست‌ها و مشاغل سازمانی که در مرحله سازماندهی تعریف شده‌اند.

فکر کنید که نیروی انسانی مناسبی استخدام نکنید. به نظر شما آیا فعالیت‌ها و شرح وظایف تعریف شده در چارت سازمانی به درستی انجام می‌شود؟ قطعا پاسخ خیر است. پس نتیجه چه می‌شود؟ کاملامشخص و واضح است؛ سازمان و مدیران در رسیدن به اهداف تعریف شده خود شکست می‌خورند. بدون داشتن نیروی انسانی خوب و خبره، دستیابی به اهداف سازمانی کاری تقریبا غیر ممکن است. پس یک مدیر باید بتواند نیروهایی کاربلد و خبره را برای هر موقعیت شغلی استخدام کند.

این نیروهای انسانی هستند که فعالیت‌های سازماندهی و دسته بندی شده را انجام می‌دهند. در نتیجه اهداف خرد سازمان بدست می‌آیند و با ادامه این فرایندها، در نهایت اهداف کلان سازمانی هم محقق می‌شوند. برای این منظور مدیران باید اصول استخدام نیروهای انسانی لایق و مناسب را به خوبی یاد بگیرد.

پر کردن مشاغل ساختار سازمانی تعریف شده از طریق شناسایی نیازمندی‌های هر شغل، امکان پذیر است. پس ابتدا مشاغل ساختار سازمانی را به خوبی شناسایی کنید. سپس بررسی کنید وظایف هر موقعیت شغلی به چه مهارت هایی نیاز دارد. بعد از آن با توجه به وظایف و توانمندی‌های مورد نیاز، برای استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب موقعیت‌های مختلف شغلی در سازمانتان اقدام کنید.

هدایت و رهبری

رهبری هنری است که باعث می‌شود افراد با میل و انگیزه و علاقه، فعالیت‌های تعریف شده را انجام دهند و همواره تلاش کنند که وظایفشان را به بهترین شکل ممکن و بالاترین کیفیت به پایان برسانند. رهبری نیاز به توانایی تاثیرگذاری دارد که مدیر باید آن را در خود تقویت کند.

وظیفه مدیر بعد از بکارگماردن نیروها و کارکنان مناسب در هر شغل، هدایت و رهبری آنان در مسیر رسیدن به اهداف تعریف شده است. به طوری که آنان با علاقه و انگیزه فعالیت‌ها را انجام دهند و کم و کاستی در این بین وجود نداشته باشد. برای اینکار لازم است که مدیر بتواند سطح انگیزه کارمندان را بالا نگه دارد. انگیزه بخشی به کارمندان هم می‌تواند بعنوان یکی از اصول مدیریت تعریف شود.

کارکنان باید به صورت ذهنی و عاطفی درگیر فعالیت‌ها شوند نه از روی اجبار و زور. بسیاری از مدیران ، مشغول بودن کارکنان را به عنوان مشارکت می‌شناسند؛ که باید گفت اصلا اینطور نیست! بلکه آنان فقط به صورت جسمی با کار درگیر شده‌اند و به صورت ذهنی درگیری لازم را ندارند.

مدیر باید برای موفقیت در این بخش از اصول مدیریت، مهارت انگیزه بخشی به کارکنان، مهارت های ارتباطی و تقویت هوش هیجانی استفاده کند.

کنترل کردن

مدیریت بدون کنترل ، رانندگی کردن در تاریکی است. مدیر به کمک کنترل نسبت به نحوه تحقق اهداف و انجام فعالیت‌ها آگاهی پیدا می‌کند و می‌تواند نسبت به پیدا کردن انحرافات و اصلاح آن‌ها اقدام کند. کنترل یک ابزار بسیارکاربردی مدیران در کلیه رده‌های سازمانی است.

در صورتی که مدیر تمامی وظایف فوق را به درستی انجام دهد ولی روی سازمان کنترلی نداشته باشد، هیچ تضمینی وجود ندارد که فعالیت‌ها آنگونه که تعریف شده‌اند، به نتیجه برسند.

سازمان ها بدون داشتن یک سیستم کنترلی موثر در تحقق ماموریت‌های خود موفق نخواهند شد و نمی‌تواند از منابع خود به درستی استفاده کند. در آخر علاوه بر انحراف سازمان از مسیر اصلی ، از دستیابی به اهداف خود جا می مانند و منابع هدر می رود.

کنترل موثر یک الزام برای مدیریت موثر است؛ چرا که پیش بینی‌ها و برنامه‌های عملیاتی همواره درصد بسیار کمی خطا دارند. کشف و اصلاح این خطاها از وظایف اصلی مدیریت است که بدون کنترل کردن امکان پذیر نمی‌شود.

یکی دیگر از کارکردهای کنترل این است که مدیران را از تغییرات محیطی آگاه می‌کنند؛ همچنین از اثرات آن بر شرکت و سازمان، کیفیت و کمیت کالاها، خدمات سازمان و … مطلع می‌شوند.

چه منابع و فعالیت هایی باید کنترل شوند؟

کنترل بر کلیه منابع اعمال می‌شود ار جمله منابع مالی، منابع اطلاعاتی، عملیاتی، منابع انسانی و …. اما اصول کنترل منابع انسانی با دیگر منابع کاملا متفاوت است؛ اگر مدیری این تفاوت را درک نکند به طور جدی در مسیر مدیریت خود دچار مشکلات بزرگی خواهد شد.

انسان اصولا کنترل گریز است و ندانستن این موضوع موجب ایجاد مقاومت در کارکنان می‌شود. لذا ضروری است که مدیر از اصول کنترل و نحوه آن آگاهی کامل داشته باشد. وجود فعالیت‌هایی مثل کنترل امور مالی ،کنترل کیفیت، کنترل فروش، کنترل موجودی‌ها نمونه‌هایی از تلاش‌های مدیران برای کنترل کردن است.در نهایت داشتن یک سیستم کنترلی برای هر سازمان و شرکتی ضروری است.

جمع بندی

درست است که وظایف اصلی مدیریت توسط بسیاری از کارشناسان و صاحب نظرات بیان شده است اما با این‌حال بسیاری از مدیران همچنان نمی‌دانند که به عنوان یک مدیر باید چه نقش‌هایی را بر عهده بگیرند و چگونه رفتار کنند. هنور خیلی از مدیران این موقعیت را متفاوت از سایر موقعیت‌های شغلی نمی‌دانند. به طور کلی مدیران باید بتوانند:

• به دنبال توسعه فردی خود باشند.
• فرایندهای سازمانی را بهبود ببخشند.
• اهداف و مسیر دست‌یابی به آن‌ها را برای سازمان مشخص کنند.
• افرادی با توانایی‌های خوب و مناسب برای سازمان استخدام کنند.
• به وظایفشان عمل کنند و به خاطر مدیر بودن از انجام آن‌ها فرار نکنند.
• عملکرد کارکنان را مدیریت کنند و پس از ارزیابی به آن‌ها بازخورد دهند.
• بتوانند تیم‌های درون سازمانی را برای پیش‌برد اهداف ایجاد و توسعه دهند.
• خودشان را به عنوان یکی از اعضای از تیم بدانند و در میان ذیگر افراد فعال باشند و با آن‌ها مشارکت و همکاری کنند.
• منابع سازمانی را برای استفاده و بهره‌برداری مدیریت کنند و به بهترین صورت آن‌ها را تخصیص دهند.
• به عنوان یک رهبر در سازمان بین افراد و واحدهای مختلف ارتباط برقرار کنند.

در این مقاله به بررسی وظایف مدیران در سازمان ها پرداختیم . اگر شما نیز وظیفه دیگری را که یک مدیر باید دارا باشد را میشناسید در قسمت کامنت ها به اشتراک بگذارید.