عارضه یابی و مدیریت حل بحران

در کسب و کارهای امروزی اگر تغییر و بروزرسانی انجام نشود یا در مسیر اشتباه تغییر انجام شود، از بازار رقابت حذف میشوند. پس به اندازه ای که برای بروزرسانی تلاش میکنیم باید بدانیم در کدام نقطه از سازمان تغییر ایجاد کنیم. عارضه یابی یکی از روش هایی است که به شما کمک میکند که بدانید کدام بخش سازمان را بهینه سازی و بروزرسانی کنید.

یکی از مهمترین راه های ارتقا و بهبود کسب وکارها این است که نقاط قوت را تقویت و نقاط ضعف را از بین ببرید. گاهی اوقات به دلیل وجود نقاط ضعف در بطن سازمان با بررسی کلی نمیتوان متوجه آن شد پس در چنین شرایطی استفاده از عارضه یابی سازمانی به شما کمک میکند نقاط ضعف را پیدا کنید و برنامه بهبودشان را بچینید.

منظور از عارضه یابی سازمانی چیست؟

پدیده ای است که با آن میتوان مشکلات را به فرصت های بزرگ تبدیل کرد. مدیران سازمان با استفاده ار خدمات  تهدیدها را تبدیل به فرصت و از آن برای ارتقای بهتر و سریعتر استفاده میکنند.

به طور کلی در عارضه یابی ،قسمت های مختلف یک سازمان به صورت کامل بررسی میشود و جزیی ترین نکات منفی و مثبت مشخص میشود. برای مثال اختلاف دو عضو در یک سازمان احتمالا روند کاری کل سازمان را تحت تاثیر قرار میدهد اما در نگاه کلی ممکن است به چشم نیاید که این موضوع با عارضه یابی کشف میشود.

چرا عارضه یابی کسب و کار اهمیت دارد؟

عارضه در سازمان مانند نشتی گاز در یک ساختمان است و عارضه یابی مانند این است که محل نشتی گاز را پیدا و آن را ببندید. اما اگر عارضه یابی انجام نشود و گاز همچنان نشتی داشته باشد کوچکترین جرقه باعث یک آتش سوزی بزرگ میشود. معمولا همه بحران های سازمان ابتدا یک ریسک و عارضه کوچک هستند، پس با عارضه یابی و مدیریت آن، میتوانید از وقوع بحران جلوگیری کنید.

مزیت هایی که سازمان هایی که به طور منظم عارضه یابی میکنند به دست می آورند:

• سازمان دچار خسارت های جدی نمیشود.
• ضعف ها قبل از ورود به بازار و رسیدن به مشتریان از بین میروند.
• همان ابتدا مسائل سازمان حل میشوند
• برنامه ریزی برای رشد و بروزرسانی سازمان بیشتر میشود.

به طور کلی این کار باعث میشود شما زیر و بم کسب و کارتان را بشناسید. بسیاری از مدیران تصور میکنند که تمام سازمان خود را میشناسند اما در واقع هیچ شناختی نسبت به جزئیات سازمان ندارند.

انواع مدل های عارضه یابی سازمانی

عارضه یابی به شما کمک میکند که بفهمید چرا آنچه که برنامه ریزی کرده بودید با دستاوردی که داشتید متفاوت است. در واقع هدف اصلی این است که شکاف بین “بایدها” و ” بودن ها” را پیدا کنید و راه حل آن را بدست آورید. پس پیروی از یک مدل مناسب به شما کمک میکند زودتر ضعف ها را پیدا کنید و آن را حل کنید. در ادامه چند مدل عارضه یابی را به شما توضیح خواهیم داد.

مدل مدیریت کیفیت اروپایی (EFQM)

این مدل برای پیدا کردن علت تفاوت برنامه ریزی هایتان با دستاوردهایتان است. این مدل به شما کمک میکند علت تفاوت را بیابید و آن را حل کنید. برای اجرای این مدل باید نتایجی که از طرف کارمندان ، مشتریان، جامعه و استراتژی ها به دست می آید ارزیابی شود سپس برنامه مناسب برای یکسان سازی آن بچینید.

مدل ویس برد

این مدل مشخص میکند کدام قسمت های سازمان را بررسی کنید. در واقع مدل ویس برد بخش های کلی را مشخص میکند و تعیین جزئیات بر عهده مدیران است.

اجزای این مدل از عارضه یابی اهداف سازمان، رهبری، ساختار سازمان ،سیستم پاداش دهی و ارتباط سازمانی است.

مدل شش سیگما

این مدل کمک میکند سازمان ها ارزش کنونی خود را حفظ کنند و به موفقیت های سریعتر نیز برسند. فرهنگ سازمانی، راهبردها و استراتژی های سازمانی، تدابیر اجرای استراتژی ها سه فاکتور اصلی این مدل هستند. مدل شش سیگما با هزینه کمتر عملکرد دقیق و تغییرات بهینه انجام میدهد.

مدل استراتژیک کاهش هزینه و بهبود عملکرد

این مدل به حذف بخش های غیرکاربردی و بهینه سازی فرآیندهای سازمان توجه دارد. برای استفاده از این مدل، ابتدا باید لایه های مختلف سازمان عارضه یابی شود و برای بهینه سازی آن برنامه ریزی درست انجام شود که انجام آن باعث کاهش هزینه های سازمان و بهبود عملکرد آن میشود.

چک لیست عارضه یابی سازمانی

این چک لیست به هر میزان که سازمان بزرگتر شود اهمیت بیشتری پیدا میکند.  این فرآیند مثل حفر کردن زمین باید لایه لایه انجام شود و همه لایه ها را بررسی میکنید. استفاده از چک لیست به شما کمک میکند همه لایه ها را بررسی کنید و هیچ لایه ای قلم نیوفتد. چک لیست هر سازمانی منحصر به فرد است زیرا لایه های مختلف هر سازمان با یکدیگر متفاوت است.

آیا عارضه یابی واحدهای صنعتی با سایر سازمان ها متفاوت است؟

از آنجایی که لایه های هر سازمان با هم متفاوت است و دو سازمان شبیه هم نیستند پس عارضه یابی واحدهای صنعتی نیز با واحدهای اداری کاملا متفاوت است. اما اگر بخواهیم هر حوزه کسب و کار را تفکیک کنیم به اطلاعات بدون کاربرد میرسیم.بنابراین بهتر است به جای تفکیک واحدهای صنعتی و اداری از مدل چک لیست برای پیداکردن و رفع آن استفاده کنیم.

کلام آخر

وجود نقطه ضعف در سازمان امر طبیعی است اما اگر رقبا زودتر از شما متوجه آن شوند میتوانند به سازمان شما آسیب برسانند. هرچه سازمان بزرگ تر شود عارضه یابی آن پیچیده تر میشود اما اگر به صورت منظم این کار در بازه های مختلف انجام شود و در کنار آن هم به ایرادها و نقاظ ضعف هم توجه کنید دیگر ایراد ناشناخته ای باقی نمیماند. عارضه یابی سازمانی یکی از درس های مدیریت است که با اینکه نکات تئوری زیادی ندارد اما در حین انجام آن متوجه حساس و پرجزئیات بودن آن میشوید.